Kurz gesagt: Die Frage ist nicht, ob euer Team KI nutzt. Sondern ob ihr wisst, welche Tools im Einsatz sind, welche Daten dort landen und wer die Verantwortung trägt. Der Shadow-AI-Check macht das in einer Woche sichtbar, ohne Schuldzuweisung und ohne Tool-Verbot.
zzgl. MwSt., keine Abrechnung nach Aufwand.
15 Minuten pro Person plus ein Termin für die Leitung.
Report, Risiko-Ampel und 30-Tage-Plan.
Warum Shadow AI im Mittelstand fast immer schon da ist
KI ist kein IT-Projekt mehr, das oben beschlossen wird. Sie kommt über das Handy, den privaten Browser-Tab und die Empfehlung aus dem Nachbarbüro. In den Team-Begleitungen, die ich seit 2023 gemacht habe, war noch kein Unternehmen dabei, in dem niemand KI nutzte. Wohl aber viele, in denen die Geschäftsführung genau das annahm.
- Angebote, Verträge und Kundendaten werden in kostenlose Consumer-Zugänge kopiert.
- Der Arbeitgeber hat keinen Vertrag zur Auftragsverarbeitung und keinen Zugriff auf die Verläufe.
- Beim Austritt eines Mitarbeiters bleiben Prompts, Daten und Ergebnisse in einem fremden Konto.
- Jede Abteilung nutzt ein anderes Tool, oft in drei Varianten parallel.
- Niemand prüft Ergebnisse gegen, weil unklar ist, wer dafür zuständig wäre.
- Gute Lösungen bleiben in einzelnen Köpfen, statt im Team zu wirken.
Schulungspflicht nach Artikel 4 KI-VO: Seit dem 2. Februar 2025 verlangt Artikel 4 der KI-Verordnung (EU) 2024/1689 von Anbietern und Betreibern, für ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz beim eigenen Personal zu sorgen. Ein eigener Bußgeldtatbestand ist dafür nicht vorgesehen. Die Pflicht zählt aber zu den Organisationspflichten der Geschäftsführung, und wer sie erfüllt, kann das im Zweifel auch belegen. Genau dafür entsteht im Check die Dokumentationsgrundlage. Stand: August 2026, keine Rechtsberatung im Sinne des RDG.
Wie der Shadow-AI-Check in 4 Schritten abläuft
Der Check ist so gebaut, dass er den Betrieb nicht aufhält. Der gesamte Aufwand auf eurer Seite liegt bei einem halben Tag, verteilt auf eine Woche.
Anonyme Umfrage, 15 Minuten pro Person
Alle Mitarbeitenden bekommen einen Link, ohne Namen, ohne E-Mail-Adresse, ohne IP-Speicherung. Gefragt wird nach genutzten Tools, Aufgaben, hochgeladenen Datenarten und dem, was im Alltag am meisten Zeit frisst. Ausgewertet wird erst ab fünf Antworten pro Abteilung.
Tool- und Datenfluss-Inventur
Parallel schaue ich mir mit IT oder Geschäftsführung an, welche Zugänge offiziell existieren, welche Verträge und Auftragsverarbeitungen vorliegen und über welche Wege Daten das Haus verlassen. Dazu zählen auch Browser-Erweiterungen, Meeting-Transkription und KI-Funktionen in bereits genutzter Software.
Auswertung mit Risiko-Ampel
Jede gefundene Nutzung wird nach Datenart, Rechtsgrundlage, Vertragslage und Ersetzbarkeit bewertet und einer Ampelstufe zugeordnet. So entsteht ein Bild, das nicht bei „KI ist gefährlich“ stehen bleibt, sondern zeigt, was sofort gestoppt, was abgesichert und was ausgebaut gehört.
Ergebnistermin mit Maßnahmenplan
In 60 Minuten gehen wir den Report gemeinsam durch: Wo steht ihr, was sind die drei dringendsten Punkte, was ist in 30 Tagen realistisch machbar. Ihr bekommt den Plan schriftlich, mit Verantwortlichkeiten und Reihenfolge.
Was in eurem Report steht
Der Report ist ein Arbeitsdokument für die Geschäftsführung, nicht ein Gutachten für den Aktenschrank. Er umfasst vier Teile:
Welche Tools in welchen Abteilungen für welche Aufgaben laufen, inklusive der Fälle, die bisher niemand auf dem Schirm hatte.
Jede Nutzung mit Ampelstufe, Begründung und konkreter Empfehlung. Keine pauschalen Verbote.
Maßnahmen in der Reihenfolge, in der sie wirken, mit Aufwand, Verantwortlichem und Termin.
Dazu kommt eine begründete Empfehlung für eine sichere Team-Lösung: welcher Anbieter zu eurer Datenlage passt, welcher Plan die Nutzung abdeckt und was der Wechsel vom privaten Account auf den Firmenzugang pro Person kostet.
So liest sich die Risiko-Ampel
Personenbezogene oder vertrauliche Daten in Tools ohne Vertragsgrundlage. Hier gibt es eine Sofortmaßnahme und einen Ersatzweg für dieselbe Aufgabe.
Sinnvolle Nutzung, aber ohne Regeln, ohne Freigabeprozess oder auf einem privaten Konto. Ziel ist der geordnete Umzug in den Firmenzugang.
Funktionierende Anwendungen, die andere im Haus noch nicht kennen. Diese Fälle sind der schnellste Hebel für messbare Zeitersparnis.
Was der Shadow-AI-Check kostet
990 € zzgl. MwSt. als Festpreis. Keine Abrechnung nach Aufwand, keine Nachträge. Der Preis gilt für Unternehmen bis 100 Mitarbeitende; darüber hinaus rechnen wir den zusätzlichen Auswertungsaufwand vorab schriftlich ab.
| Enthalten | Umfang |
|---|---|
| Anonyme Team-Umfrage | unbegrenzte Teilnehmerzahl, 15 Minuten pro Person, Auswertung ab 5 Antworten je Abteilung |
| Tool- und Datenfluss-Inventur | Termin mit IT oder Geschäftsführung, Prüfung von Zugängen, Verträgen und KI-Funktionen in vorhandener Software |
| Auswertung mit Risiko-Ampel | jede gefundene Nutzung bewertet nach Datenart, Rechtsgrundlage, Vertragslage und Ersetzbarkeit |
| Ergebnistermin | 60 Minuten remote oder vor Ort in Hamburg und Lüneburg |
| 30-Tage-Maßnahmenplan | schriftlich, mit Reihenfolge, Aufwand und Verantwortlichkeiten |
Alle Preise netto zzgl. MwSt. Stand: August 2026
Je nach Region und Programm sind Zuschüsse möglich. Ob dein Unternehmen förderfähig ist, klären wir im Erstgespräch.
Der Shadow-AI-Check ist die günstigste Stufe der Angebotstreppe. Wie er sich zu Roadmap, Workshop und Umsetzung verhält, steht in der Preisübersicht unter Was kostet KI-Beratung.
Was nach dem Check sinnvoll ist
Der Report ist so geschrieben, dass ihr ihn intern selbst abarbeiten könnt. Wenn ihr Begleitung wollt, gibt es zwei Anschlussformate, die genau auf die typischen Ergebnisse aufsetzen.
Claude-Team-Rollout: vom Wildwuchs zum sicheren Standard in 30 Tagen
Team-Einrichtung, Projects und Skills je Abteilung, KI-Nutzungsordnung, dokumentierte Schulung nach Artikel 4, drei Quick-Win-Workflows und 30 Tage Begleitung. 9.900 € zzgl. MwSt. als Sprint-Variante.
Claude für Unternehmen einführenAI-Act-ready: die Pflichten sauber dokumentiert
KI-Richtlinie, Verzeichnis der eingesetzten Systeme, Rollen und Freigabewege, dokumentierter Schulungsnachweis nach Artikel 4 KI-VO. 1.900 € zzgl. MwSt. als Add-on zu Check, Workshop oder Umsetzung.
AI-Act-ready ansehenHäufige Fragen zum Shadow-AI-Check
Was ist Shadow AI?
Shadow AI ist die KI-Nutzung, die im Unternehmen stattfindet, ohne dass sie freigegeben, dokumentiert oder abgesichert ist. Typisch sind private ChatGPT- oder Claude-Accounts, kostenlose Übersetzungs- und Transkriptionsdienste und Browser-Erweiterungen, in die Mitarbeitende Firmendaten kopieren. Der Begriff ist an Shadow IT angelehnt: Die Werkzeuge sind da, nur weiß niemand offiziell davon.
Ist die Umfrage wirklich anonym?
Ja. Die Team-Umfrage läuft ohne Namen, ohne E-Mail-Adresse und ohne IP-Speicherung. Ausgewertet wird erst ab fünf Antworten pro Abteilung, damit sich keine Einzelperson zurückrechnen lässt. Die Geschäftsführung bekommt Muster und Häufigkeiten, keine Personendaten. Genau deshalb antworten Teams ehrlich.
Was kostet der Shadow-AI-Check?
990 € zzgl. MwSt. als Festpreis. Enthalten sind die anonyme Team-Umfrage, die Tool- und Datenfluss-Inventur, die Auswertung mit Risiko-Ampel, der Ergebnistermin über 60 Minuten und der schriftliche 30-Tage-Maßnahmenplan. Es gibt keine Zusatzkosten nach Aufwand. Stand: August 2026.
Wie schnell liegt das Ergebnis vor?
Sieben Tage nach dem Start. Tag 1 geht die Umfrage raus, sie läuft drei Tage. Danach folgen Inventur und Auswertung, am siebten Tag steht der Ergebnistermin mit dem fertigen Report. Der Aufwand auf eurer Seite liegt bei 15 Minuten pro Person plus einem Termin für die Geschäftsführung.
Müssen wir danach etwas kaufen?
Nein. Der Shadow-AI-Check ist als abgeschlossenes Format kalkuliert. Report und 30-Tage-Plan sind so geschrieben, dass ihr sie intern selbst umsetzen könnt. Wenn ihr Unterstützung wollt, gibt es passende Anschlussformate wie den Claude-Team-Rollout oder das Add-on AI-Act-ready, aber keine Verpflichtung.
Was verlangt Artikel 4 der KI-Verordnung von uns?
Artikel 4 der KI-Verordnung (EU) 2024/1689 verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen seit dem 2. Februar 2025 dazu, für ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz beim eigenen Personal zu sorgen. Für Artikel 4 selbst sieht die Verordnung keinen eigenen Bußgeldtatbestand vor. Relevant ist die Vorschrift trotzdem, weil sie zu den Organisationspflichten der Geschäftsführung zählt und im Schadensfall bei der Haftungsfrage betrachtet wird. Stand: August 2026. Das ist eine Einordnung aus der Beratungspraxis und keine Rechtsberatung im Sinne des RDG.
Was du als Nächstes lesen solltest
Shadow-AI-Check anfragen
Schreib mir kurz, wie viele Mitarbeitende ihr seid und welche Tools ihr offiziell im Einsatz habt. Ich melde mich innerhalb von 24 Stunden mit einem Terminvorschlag und dem Ablaufplan.
990 € Festpreis zzgl. MwSt. Ergebnis nach 7 Tagen. Aufwand bei euch: ein halber Tag.
Shadow-AI-Check anfragen →
Ich begleite Geschäftsführungen und Teams dabei, KI vom Einzelexperiment in einen belastbaren Betrieb zu überführen. Schwerpunkt: Prozesse zuerst, Werkzeuge danach. Seit 2023 über 50 Teams begleitet, unter anderem für Hamburg Tourismus, Hamburg Marketing und XING.
