Was kostet KI-Beratung für den Mittelstand?
Bei Jean Hinz kostet eine Bestandsaufnahme 990 €, die KI-Roadmap 3.500 € und ein Umsetzungs-Sprint über vier Wochen 9.900 €, jeweils zzgl. MwSt. Diese eigenen Angebotspreise sind keine Marktspanne. Technische Umsetzung, Lizenzen und laufender Betrieb müssen passend zum jeweiligen Auftrag abgegrenzt werden.
Den Ausschlag gibt nicht die Mitarbeiterzahl, sondern wie viele Prozesse angefasst werden, wie sauber die Daten vorliegen und wer den Betrieb danach übernimmt. Wenn es um einen einzelnen Ablauf geht, der dauerhaft laufen soll, ist die Kostenrechnung für KI-Automatisierung die passendere Einordnung.
Kurz gesagt: Der Tagessatz ist die schlechteste Kennzahl, um KI-Beratung zu vergleichen. Zwei Anbieter mit identischem Tagessatz liefern völlig unterschiedliche Ergebnisse, und der teurere ist manchmal der günstigere. Vergleiche stattdessen: Was ist am Ende live, wer hat es gebaut und wer betreibt es danach.
Shadow-AI-Check als Bestandsaufnahme, Festpreis.
KI-Roadmap mit Prozessaufnahme und priorisiertem Umsetzungsplan.
Vier Wochen bis zum ersten Prozess im Livebetrieb.
KI-Beratung im Marktvergleich: Preis und Umfang
Öffentliche Preislisten helfen bei der Orientierung, ersetzen aber keinen Vergleich des Leistungsumfangs. Die folgenden Beispiele wurden am 9. September 2026 geprüft. Es sind einzelne Anbieterangebote, keine repräsentativen Durchschnittspreise für den deutschen Beratungsmarkt. Alle Beträge netto zzgl. MwSt.
| Anbieter und Paket | Ausgewiesener Preis | Beschriebener Umfang |
|---|---|---|
| DIEL KI: Potenzialanalyse kompakt | ab 950 € | Bis zu drei Prozesse, Maßnahmenliste und Nachgespräch; vom Anbieter als Einführungspreis bezeichnet. |
| Jean Hinz: KI-Roadmap | 3.500 € | Prozessanalyse, Potenzialkarte und 30/60/90-Tage-Plan; Umsetzung separat. |
| KI-Beratung Deutschland: Roadmap & Business Case | ab 6.900 € | Roadmap mit Business Case, laut Anbieter ein bis zwei Wochen. |
Die Pakete sind unterschiedlich zugeschnitten. Aus der Tabelle lässt sich keine Rangfolge nach Qualität oder Preis-Leistung ableiten. Lass dir bei jedem Angebot zeigen, was zum Abschluss vorliegt, wie viele Prozesse und Fachbereiche enthalten sind und welche Leistungen zusätzlich anfallen.
Bei einem Tagessatz braucht ihr zusätzlich eine belastbare Aufwandsplanung. Bei einem Festpreis braucht ihr einen abgegrenzten Umfang. Bei einer laufenden Begleitung braucht ihr klare Verfügbarkeit und Kündigungsbedingungen. Die Vergleichsmatrix für Angebote hilft bei diesen Fragen.
Wovon der Preis tatsächlich abhängt
Sechs Faktoren erklären fast jede Preisdifferenz zwischen zwei Angeboten für scheinbar dieselbe Leistung:
- Umsetzungstiefe: Analyse ist günstig, gebaute und getestete Workflows sind es nicht. Die technische Umsetzung benötigt zusätzliche Entwicklung, Tests und Übergaben.
- Systemlandschaft: Eine Anbindung an ERP, CRM oder Branchensoftware kostet mehr als ein isolierter Chat-Workflow, weil Schnittstellen, Rechte und Testfälle dazukommen.
- Anzahl der Beteiligten: Jede zusätzliche Abteilung bringt eigene Prozesse, eigene Sonderfälle und eigene Abstimmungsrunden.
- Klarer Prozessfokus: Wer einen Prozess benennen kann, der weh tut, spart die gesamte Suchphase.
- Interne Ansprechperson: Eine feste Person mit Entscheidungsbefugnis verkürzt Projekte spürbar, weil Rückfragen nicht liegen bleiben.
- Remote statt vor Ort: Reisezeit und Nebenkosten fallen weg. Bei Workshops lohnt der Vor-Ort-Termin trotzdem, wenn gemeinsame praktische Übungen vor Ort für euer Team hilfreich sind.
Die Mitarbeiterzahl allein erklärt den Preis nicht. Zahl der Systeme, beteiligte Rollen, Freigaben und Ausnahmen können auch bei einem kleinen Unternehmen erheblichen Aufwand verursachen.
Meine Preise für KI-Beratung, vollständig
Alle Formate sind Festpreise mit vorab schriftlich definiertem Umfang. Es gibt keine Tagessätze, keine Nachträge und keine Abrechnung nach Aufwand. Der einzige Stundensatz steht beim Sparring, weil dort die Einsätze naturgemäß nicht planbar sind.
| Angebot | Preis | Was dabei herauskommt |
|---|---|---|
| Shadow-AI-Check | 990 € | Halbtägige Bestandsaufnahme der echten KI-Nutzung, Risiko-Ampel, 30-Tage-Plan. Ergebnis nach 7 Tagen. |
| KI-Roadmap | 3.500 € | Prozessanalyse, priorisierte Use Cases, 30/60/90-Tage-Fahrplan. 1.750 € werden angerechnet, wenn binnen 3 Monaten eine Umsetzung beauftragt wird. |
| Team-Workshop | ab 3.490 € | Ein bis zwei Tage für 5 bis 30 Personen, jeder baut eigene Workflows. Inklusive dokumentiertem Schulungsnachweis nach Artikel 4 KI-VO. |
| Umsetzungs-Sprint | 9.900 € | Vier Wochen, ein Prozess geht live. Inklusive Test, Dokumentation und Einweisung der Nutzer. |
| Umsetzungs-Programm | 19.900 € | Drei Monate, mindestens drei Prozesse live, dazu Governance, Rollen und Schulung. |
| Managed Automation | 490 / 790 / 1.290 € | Pro Monat, für Betrieb, Monitoring und Wartung laufender Automatisierungen. 3 Monate Mindestlaufzeit. |
| AI-Act-ready | 1.900 € | Add-on: KI-Richtlinie, Systemverzeichnis, Rollen und dokumentierter Schulungsnachweis. |
| Sparring | 220 € / h | Einzelne Entscheidungen, Reviews und zweite Meinungen. 10er-Karte für 1.990 €. |
Alle Preise netto zzgl. MwSt. Stand: August 2026
Nachvollziehbare Entscheidungen: Die Roadmap bewertet Anwendungsfälle nach Nutzen, Aufwand, Datenlage und Risiken. Den konkreten Umfang vereinbaren wir vor der Beauftragung.
Zuschüsse für KI-Beratung
Je nach Region und Programm sind Zuschüsse möglich. Ob dein Unternehmen förderfähig ist, klären wir im Erstgespräch.
Zwei Hinweise für die Kalkulation. Erstens: Ein Zuschuss senkt deinen Eigenanteil, nicht den Preis der Leistung. Plane deshalb immer mit dem vollen Betrag und behandle die Förderung als Bonus, nicht als Voraussetzung. Zweitens: Förderprogramme unterscheiden fast immer zwischen konzeptioneller Beratung und reiner Schulung. Wenn Förderung für euch wichtig ist, sollte das in die Struktur des Angebots einfließen, bevor es geschrieben wird, nicht danach.
Ab wann sich KI-Beratung rechnet
Das folgende Beispiel ist eine Modellrechnung mit frei gewählten Annahmen, kein Kundenergebnis und kein branchenüblicher Durchschnitt. Kalkuliert mit dem vollständigen Ablauf: Die Zeit für Eingabe, Prüfung und Korrektur zählt mit. Auch interne Einführung und Schulung gehören ins Budget.
| Annahme oder Rechenschritt | Wert |
|---|---|
| Zeitgewinn vor zusätzlicher Prüfung | 10 Stunden pro Woche |
| Zusätzliche Prüfung und Korrektur | 2 Stunden pro Woche |
| Verbleibende Entlastung | (10 − 2) × 4 = 32 Stunden pro Monat |
| Angenommene interne Vollkosten | 45 € pro Stunde |
| Rechnerischer Kapazitätswert | 32 × 45 € = 1.440 € pro Monat |
| Angenommene laufende Gesamtkosten | 300 € pro Monat für Lizenzen, Nutzung und Betrieb |
| Rechnerischer Nutzen nach laufenden Kosten | 1.440 € − 300 € = 1.140 € pro Monat |
| Einmalige Gesamtkosten im Beispiel | 9.900 € Sprint + angenommene 2.000 € interne Einführung = 11.900 € |
| Rechnerische Amortisation | 11.900 € ÷ 1.140 € = rund 10,4 Monate |
Die 300 € sind eine Rechenannahme für einen intern betreuten Betrieb und kein Angebot für Managed Automation; diese separate Leistung startet bei 490 € pro Monat. Ersetzt alle Annahmen durch eure tatsächlichen Werte. Bei zusätzlich beauftragter Analyse, Betreuung oder Schulung steigen die Gesamtkosten.
Gesparte Arbeitszeit bedeutet zunächst freie Kapazität. Zur tatsächlichen finanziellen Wirkung wird sie etwa durch nutzbare Mehrleistung oder vermiedene Kosten. Wenn der monatliche Nutzen nach laufenden Kosten null oder negativ ist, ergibt sich in diesem Modell keine Amortisation. Anlaufzeit und schwankende Nutzung verlängern den Zeitraum zusätzlich.
Für eure Planung: Projekt-Steckbrief herunterladen (TXT) und Prüfkriterien für den Pilot festlegen. Der KI-Potenzial-Rechner liefert eine erste Szenariorechnung; die Projektentscheidung braucht gemessene Prozesswerte.
Drei Fehler, die KI-Beratung teuer machen
Beratung ohne Umsetzungspfad kaufen
Eine Analyse, die niemand umsetzt, kostet nicht nur ihren Preis, sondern auch die Zeit aller Beteiligten und einen Teil der internen Bereitschaft, es nochmal zu versuchen. Kläre vor der Beauftragung, wer die empfohlenen Schritte umsetzt und mit welchem Budget.
Nach Tagessatz statt nach Ergebnis einkaufen
Der Tagessatz belohnt Anwesenheit, nicht Wirkung. Wenn der Anbieter kein Festpreisangebot mit definiertem Ergebnis schreiben will, ist das ein Signal: Entweder ist der Umfang unklar, oder er soll unklar bleiben.
Den Betrieb danach vergessen
Automatisierungen brechen, wenn sich Schnittstellen, Modelle oder Prozesse ändern. Wer keinen Plan für Betrieb und Wartung hat, zahlt die Einrichtung zweimal. Deshalb gibt es Managed Automation als eigene Position, nicht versteckt im Projektpreis.
KI-Angebote vergleichen: Was gehört schriftlich ins Angebot?
Vergleiche Schulung, Beratung und Umsetzung getrennt. Ein Workshop vermittelt einen Ablauf; eine produktive Integration benötigt zusätzlich Einrichtung, Tests, Verantwortliche und Betrieb. Mit diesen Fragen lassen sich Angebote auf denselben Umfang bringen:
| Vergleichspunkt | Das sollte das Angebot konkret beantworten |
|---|---|
| Ziel und Abnahme | Welche Aufgabe wird bearbeitet? Woran erkennt ihr, dass das Ergebnis verwendbar ist? |
| Vorbereitung und Daten | Welche Unterlagen sind nötig, wer gibt sie frei und wer bereitet sie auf? |
| Umfang und Beteiligte | Wie viele Termine, Stunden und Teilnehmende sind enthalten? Welche Eigenarbeit fällt an? |
| Lizenzen und Schnittstellen | Sind Accounts, API-Nutzung und Verbindungen enthalten oder separat zu bezahlen? |
| Übergabe | Welche Vorlagen, Dokumentation, Zugänge und Nutzungsrechte bekommt ihr? |
| Betreuung und Betrieb | Wie lange gibt es Unterstützung? Wer übernimmt Fehler, Änderungen und laufende Kosten? |
| Preis und Erweiterungen | Welche Leistungen sind im Festpreis enthalten und wie wird zusätzlicher Umfang vereinbart? |
Beispiel: Zehn Personen sollen Kundenanfragen bearbeiten. Für eine Schulung kann ein geprüfter Antwortentwurf mit Vorlage das Ziel sein. Soll die Antwort zusätzlich aus dem CRM entstehen und versendet werden, braucht das Angebot auch Zugriffe, Freigaben, Fehlerbehandlung und laufenden Betrieb. Diese beiden Angebote sind trotz ähnlichem Titel nicht direkt nach Tagessatz vergleichbar.
Die Schulungsauswahl nach Lernziel und die Kostenrechnung pro Person helfen bei der Eingrenzung.
Häufige Fragen zu den Kosten der KI-Beratung
Was kostet ein KI-Berater?
Ein Preis ist nur zusammen mit dem Leistungsumfang vergleichbar. Bei Jean Hinz kostet der Shadow-AI-Check 990 €, die KI-Roadmap 3.500 € und der Umsetzungs-Sprint 9.900 €, jeweils zzgl. MwSt. Sparring kostet 220 € pro Stunde. Die Preisbeispiele anderer Anbieter auf dieser Seite sind einzelne öffentliche Angebote und keine repräsentative Marktstatistik.
Was kostet KI-Beratung für ein mittelständisches Unternehmen?
Ein realistischer Einstieg liegt zwischen 990 € und 3.500 €. Für 990 € gibt es den Shadow-AI-Check als Bestandsaufnahme der tatsächlichen KI-Nutzung. Für 3.500 € gibt es die KI-Roadmap mit Prozessanalyse, priorisierten Use Cases und 30/60/90-Tage-Plan. Wer direkt umsetzen will, startet mit dem Umsetzungs-Sprint für 9.900 € Festpreis über vier Wochen. Alle Preise zzgl. MwSt.
Rechnet ihr nach Tagessatz oder nach Festpreis ab?
Ausschließlich nach Festpreis. Der Umfang wird vor dem Start schriftlich definiert, danach gibt es keine Nachträge und keine Abrechnung nach Aufwand. Der Grund ist einfach: Beim Tagessatz trägt der Kunde das Risiko, dass es länger dauert. Beim Festpreis trage ich es. Nur beim Sparring gibt es einen Stundensatz von 220 €, weil dort die Einsätze nicht planbar sind.
Gibt es Förderung für KI-Beratung?
Je nach Region und Programm sind Zuschüsse möglich. Ob dein Unternehmen förderfähig ist, klären wir im Erstgespräch. Wichtig für die Kalkulation: Eine Förderung ändert nichts am Nettopreis der Leistung, sondern nur an deinem Eigenanteil. Plane deshalb immer mit dem vollen Preis und behandle den Zuschuss als Bonus.
Ab wann rechnet sich KI-Beratung?
Das hängt vom gemessenen Nutzen und den gesamten Kosten ab. Im Beispiel auf dieser Seite ergeben 32 nutzbare Stunden pro Monat bei 45 € Vollkosten einen Kapazitätswert von 1.440 €. Nach angenommenen laufenden Kosten von 300 € bleiben 1.140 €. Einmalige Gesamtkosten von 11.900 € amortisieren sich rechnerisch nach rund 10,4 Monaten. Alle Werte sind Annahmen; freie Kapazität ist nicht automatisch eine finanzielle Ersparnis.
Preise für einzelne Formate
Der KI-Kosten-Kompass für den Mittelstand
Nimm die Zahlen mit: alle Festpreise aus diesem Guide, das Rechenbeispiel zur Amortisation und die 8 Fragen, mit denen du jeden Anbieter prüfst. Kompakt als PDF, 8 Seiten, kostenfrei.
Preis klären, bevor ein Angebot geschrieben wird
Im Erstgespräch ordnen wir in 30 Minuten ein, welches Format zu eurer Ausgangslage passt und was es kostet. Kein Pitch, keine Folien. Wenn nichts davon passt, sage ich das auch.
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Ich begleite Geschäftsführungen und Teams dabei, KI vom Einzelexperiment in einen belastbaren Betrieb zu überführen. Schwerpunkt: Prozesse zuerst, Werkzeuge danach. Praxis aus Industrie, Tourismus, Veranstaltungen und weiteren Unternehmensbereichen.