Kurz gesagt: Der Tagessatz ist die schlechteste Kennzahl, um KI-Beratung zu vergleichen. Zwei Anbieter mit identischem Tagessatz liefern völlig unterschiedliche Ergebnisse, und der teurere ist manchmal der günstigere. Vergleiche stattdessen: Was ist am Ende live, wer hat es gebaut und wer betreibt es danach.
Shadow-AI-Check als Bestandsaufnahme, Festpreis.
KI-Roadmap mit Garantie auf 20+ Stunden Potenzial.
Vier Wochen bis zum ersten Prozess im Livebetrieb.
Was KI-Beratung im deutschen Markt kostet
Wer Angebote vergleicht, stößt auf drei Anbietertypen mit deutlich unterschiedlichen Preisniveaus. Die folgenden Werte sind Branchenrichtwerte für 2026 aus meiner eigenen Marktbeobachtung: Angebote, die Kunden mir zum Gegenlesen geschickt haben, sowie öffentlich einsehbare Preislisten im DACH-Raum. Alle Angaben netto.
| Anbietertyp | Tagessatz | Wofür er typischerweise steht |
|---|---|---|
| Einzelberater, spezialisiert | 1.200 bis 2.000 € | Der Berater arbeitet selbst. Kurze Wege, wenig Overhead, begrenzte Kapazität. |
| Spezialisierte KI-Agentur | 1.500 bis 2.500 € | Team im Hintergrund, technische Umsetzung möglich, mehr Abstimmungsaufwand. |
| Große Unternehmensberatung | 2.500 bis 5.000 € | Methodik, Gremienfähigkeit, Change-Programme. Umsetzung meist über Partner. |
| Workshops und Schulungen | 1.900 bis 4.300 € | Pro Workshoptag, unabhängig vom Anbietertyp, meist inklusive Vorbereitung. |
Branchenrichtwerte 2026, netto zzgl. MwSt. Stand: August 2026
Die Spannen überlappen sich stark, und genau das ist das Problem beim Vergleichen. Ein Einzelberater für 1.800 € pro Tag kann teurer sein als eine Agentur für 2.400 €, wenn er die halbe Zeit für Einarbeitung braucht. Und ein Großberatungsprojekt für 60.000 € kann sich rechnen, wenn danach wirklich etwas anders läuft. Der Tagessatz sagt darüber nichts aus.
Der eigentliche Vergleichsmaßstab: Frage jeden Anbieter nach dem Ergebnis, das am letzten Projekttag existiert. Ein Foliensatz ist ein Ergebnis. Ein Prozess, der ohne den Berater weiterläuft, ist ein anderes. Der Preisunterschied zwischen beiden ist oft kleiner als gedacht.
Wovon der Preis tatsächlich abhängt
Sechs Faktoren erklären fast jede Preisdifferenz zwischen zwei Angeboten für scheinbar dieselbe Leistung:
- Umsetzungstiefe: Analyse ist günstig, gebaute und getestete Workflows sind es nicht. Der Sprung von Konzept zu Livebetrieb verdoppelt den Aufwand regelmäßig.
- Systemlandschaft: Eine Anbindung an ERP, CRM oder Branchensoftware kostet mehr als ein isolierter Chat-Workflow, weil Schnittstellen, Rechte und Testfälle dazukommen.
- Anzahl der Beteiligten: Jede zusätzliche Abteilung bringt eigene Prozesse, eigene Sonderfälle und eigene Abstimmungsrunden.
- Klarer Prozessfokus: Wer einen Prozess benennen kann, der weh tut, spart die gesamte Suchphase.
- Interne Ansprechperson: Eine feste Person mit Entscheidungsbefugnis verkürzt Projekte spürbar, weil Rückfragen nicht liegen bleiben.
- Remote statt vor Ort: Reisezeit und Nebenkosten fallen weg. Bei Workshops lohnt der Vor-Ort-Termin trotzdem, weil die Adoption messbar besser ist.
Was den Preis dagegen kaum beeinflusst: die Unternehmensgröße. Ein Prozess bei 30 Mitarbeitenden ist nicht wesentlich einfacher zu automatisieren als derselbe Prozess bei 300. Der Nutzen skaliert mit der Mitarbeiterzahl, der Aufwand nicht.
Meine Preise für KI-Beratung, vollständig
Alle Formate sind Festpreise mit vorab schriftlich definiertem Umfang. Es gibt keine Tagessätze, keine Nachträge und keine Abrechnung nach Aufwand. Der einzige Stundensatz steht beim Sparring, weil dort die Einsätze naturgemäß nicht planbar sind.
| Angebot | Preis | Was dabei herauskommt |
|---|---|---|
| Shadow-AI-Check | 990 € | Halbtägige Bestandsaufnahme der echten KI-Nutzung, Risiko-Ampel, 30-Tage-Plan. Ergebnis nach 7 Tagen. |
| KI-Roadmap | 3.500 € | Prozessanalyse, priorisierte Use Cases, 30/60/90-Tage-Fahrplan. 1.750 € werden angerechnet, wenn binnen 3 Monaten eine Umsetzung beauftragt wird. |
| Team-Workshop | ab 3.490 € | Ein bis zwei Tage für 5 bis 30 Personen, jeder baut eigene Workflows. Inklusive dokumentiertem Schulungsnachweis nach Artikel 4 KI-VO. |
| Umsetzungs-Sprint | 9.900 € | Vier Wochen, ein Prozess geht live. Inklusive Test, Dokumentation und Einweisung der Nutzer. |
| Umsetzungs-Programm | 19.900 € | Drei Monate, mindestens drei Prozesse live, dazu Governance, Rollen und Schulung. |
| Managed Automation | 490 / 790 / 1.290 € | Pro Monat, für Betrieb, Monitoring und Wartung laufender Automatisierungen. 3 Monate Mindestlaufzeit. |
| AI-Act-ready | 1.900 € | Add-on: KI-Richtlinie, Systemverzeichnis, Rollen und dokumentierter Schulungsnachweis. |
| Sparring | 220 € / h | Einzelne Entscheidungen, Reviews und zweite Meinungen. 10er-Karte für 1.990 €. |
Alle Preise netto zzgl. MwSt. Stand: August 2026
Garantie auf die Roadmap: Die Roadmap identifiziert mindestens 3 Use Cases mit zusammen 20+ Stunden Einsparpotenzial pro Monat, sonst Geld zurück. Das ist die einzige Stelle, an der ich ein Versprechen an eine Zahl binde, und sie ist bewusst konservativ gewählt.
Zuschüsse für KI-Beratung
Je nach Region und Programm sind Zuschüsse möglich. Ob dein Unternehmen förderfähig ist, klären wir im Erstgespräch.
Zwei Hinweise für die Kalkulation. Erstens: Ein Zuschuss senkt deinen Eigenanteil, nicht den Preis der Leistung. Plane deshalb immer mit dem vollen Betrag und behandle die Förderung als Bonus, nicht als Voraussetzung. Zweitens: Förderprogramme unterscheiden fast immer zwischen konzeptioneller Beratung und reiner Schulung. Wenn Förderung für euch wichtig ist, sollte das in die Struktur des Angebots einfließen, bevor es geschrieben wird, nicht danach.
Ab wann sich KI-Beratung rechnet
Rechne konservativ mit Vollkosten, nicht mit dem Bruttogehalt. Ein realistischer Ansatz für eine kaufmännische Fachkraft im Mittelstand sind 45 € pro Stunde. Nimm an, diese Person spart durch saubere KI-Workflows 10 Stunden pro Woche.
10 Stunden × 45 € Vollkosten.
Gerechnet mit 4,33 Wochen je Monat.
Eine Person, ein Jahr, konservativ gerechnet.
Auf dieser Basis amortisiert sich ein Umsetzungs-Sprint für 9.900 € rechnerisch nach gut fünf Monaten, wenn nur eine einzige Person profitiert. Profitiert ein Team aus fünf Personen, liegt der Break-even bei gut einem Monat. Die KI-Roadmap für 3.500 € ist nach knapp zwei Monaten drin, ebenfalls bei nur einer Person.
Zwei ehrliche Einschränkungen dazu. Erstens läuft die Ersparnis nicht ab Tag eins in voller Höhe, sondern baut sich über die ersten Wochen auf. Zweitens wird gesparte Zeit nur dann zu Geld, wenn sie in etwas Produktives fließt. In 50+ Team-Begleitungen liegt die gemessene Ersparnis im Schnitt bei 12 Stunden pro Woche und Team. Eine eigene Größenordnung für dein Unternehmen liefert der KI-Potenzial-Rechner in 30 Sekunden.
Drei Fehler, die KI-Beratung teuer machen
Beratung ohne Umsetzungspfad kaufen
Eine Analyse, die niemand umsetzt, kostet nicht nur ihren Preis, sondern auch die Zeit aller Beteiligten und einen Teil der internen Bereitschaft, es nochmal zu versuchen. Kläre vor der Beauftragung, wer die empfohlenen Schritte umsetzt und mit welchem Budget.
Nach Tagessatz statt nach Ergebnis einkaufen
Der Tagessatz belohnt Anwesenheit, nicht Wirkung. Wenn der Anbieter kein Festpreisangebot mit definiertem Ergebnis schreiben will, ist das ein Signal: Entweder ist der Umfang unklar, oder er soll unklar bleiben.
Den Betrieb danach vergessen
Automatisierungen brechen, wenn sich Schnittstellen, Modelle oder Prozesse ändern. Wer keinen Plan für Betrieb und Wartung hat, zahlt die Einrichtung zweimal. Deshalb gibt es Managed Automation als eigene Position, nicht versteckt im Projektpreis.
Häufige Fragen zu den Kosten der KI-Beratung
Was kostet ein KI-Berater?
Ein selbstständiger KI-Berater liegt in Deutschland 2026 bei 1.200 bis 2.000 € pro Tag, spezialisierte Agenturen bei 1.500 bis 2.500 €, große Beratungshäuser bei 2.500 bis 5.000 € pro Tag, jeweils zzgl. MwSt. Ich arbeite stattdessen mit Festpreisen pro Ergebnis: Shadow-AI-Check 990 €, KI-Roadmap 3.500 €, Umsetzungs-Sprint 9.900 €. Stand: August 2026.
Was kostet KI-Beratung für ein mittelständisches Unternehmen?
Ein realistischer Einstieg liegt zwischen 990 € und 3.500 €. Für 990 € gibt es den Shadow-AI-Check als Bestandsaufnahme der tatsächlichen KI-Nutzung. Für 3.500 € gibt es die KI-Roadmap mit Prozessanalyse, priorisierten Use Cases und 30/60/90-Tage-Plan. Wer direkt umsetzen will, startet mit dem Umsetzungs-Sprint für 9.900 € Festpreis über vier Wochen. Alle Preise zzgl. MwSt.
Rechnet ihr nach Tagessatz oder nach Festpreis ab?
Ausschließlich nach Festpreis. Der Umfang wird vor dem Start schriftlich definiert, danach gibt es keine Nachträge und keine Abrechnung nach Aufwand. Der Grund ist einfach: Beim Tagessatz trägt der Kunde das Risiko, dass es länger dauert. Beim Festpreis trage ich es. Nur beim Sparring gibt es einen Stundensatz von 220 €, weil dort die Einsätze nicht planbar sind.
Gibt es Förderung für KI-Beratung?
Je nach Region und Programm sind Zuschüsse möglich. Ob dein Unternehmen förderfähig ist, klären wir im Erstgespräch. Wichtig für die Kalkulation: Eine Förderung ändert nichts am Nettopreis der Leistung, sondern nur an deinem Eigenanteil. Plane deshalb immer mit dem vollen Preis und behandle den Zuschuss als Bonus.
Ab wann rechnet sich KI-Beratung?
Ein Rechenbeispiel: Spart eine Person 10 Stunden pro Woche bei 45 € Vollkosten pro Stunde, sind das rund 1.950 € pro Monat und 23.400 € pro Jahr. Ein Umsetzungs-Sprint für 9.900 € amortisiert sich damit rechnerisch nach gut fünf Monaten, wenn nur eine Person profitiert, und nach gut einem Monat bei einem Team aus fünf Personen. In 50+ Team-Begleitungen liegt die gemessene Ersparnis im Schnitt bei 12 Stunden pro Woche und Team.
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Ich begleite Geschäftsführungen und Teams dabei, KI vom Einzelexperiment in einen belastbaren Betrieb zu überführen. Schwerpunkt: Prozesse zuerst, Werkzeuge danach. Seit 2023 über 50 Teams begleitet, unter anderem für Hamburg Tourismus, Hamburg Marketing und XING.