Kurz gesagt: Vergleiche keine Tagessätze, sondern Ergebnisse plus Betriebskosten. Ein Projekt für 12.000 € mit 1.290 € Wartung im Monat kostet im ersten Jahr mehr als eines für 19.900 €, das ohne laufende Betreuung auskommt. Diese Rechnung steht in keinem Angebot, entscheidet aber über die Wirtschaftlichkeit.
Branchenrichtwert 2026, spezialisierte Anbieter.
Je nach Systemanbindung und Prozessanzahl.
Vier Wochen, ein Prozess live, ohne Nachträge.
Was KI-Agenturen im deutschen Markt kosten
Der Begriff KI-Agentur deckt sehr unterschiedliche Anbieter ab: von der Marketingagentur mit KI-Angebot bis zum Softwarehaus, das Systeme integriert. Entsprechend weit liegen die Preise auseinander. Die folgenden Werte sind Branchenrichtwerte für 2026 aus meiner eigenen Marktbeobachtung im DACH-Raum, jeweils netto.
| Anbietertyp | Tagessatz | Typischer Projektrahmen |
|---|---|---|
| Spezialisierter Einzelberater | 1.200 bis 2.000 € | 5.000 bis 20.000 € pro Projekt |
| Spezialisierte KI-Agentur | 1.500 bis 2.500 € | 10.000 bis 50.000 € pro Projekt |
| Softwarehaus mit KI-Sparte | 1.100 bis 1.800 € | ab 20.000 €, meist mit Entwicklungsanteil |
| Große Unternehmensberatung | 2.500 bis 5.000 € | ab 60.000 €, Umsetzung häufig über Partner |
Branchenrichtwerte 2026, netto zzgl. MwSt. Stand: August 2026
Vier Preismodelle und wann welches günstiger ist
| Modell | Größenordnung | Passt, wenn | Risiko |
|---|---|---|---|
| Tagessatz | 1.100 bis 5.000 € | der Umfang wirklich offen ist, etwa in einer Explorationsphase | Das Mengenrisiko liegt vollständig bei dir |
| Projekt-Festpreis | 5.000 bis 50.000 € | ein Ergebnis definierbar ist, also fast immer | Nachträge, wenn der Umfang schwammig beschrieben ist |
| Retainer | 2.000 bis 8.000 € / Monat | dauerhaft neue Prozesse dazukommen | Ihr zahlt auch in Monaten ohne Bedarf |
| Erfolgsbasiert | Anteil an der Ersparnis | die Ersparnis eindeutig messbar ist | Streit über die Messgrundlage, selten praktikabel |
Branchenrichtwerte 2026, netto zzgl. MwSt. Stand: August 2026
Faustregel: Wenn ein Anbieter kein Festpreisangebot mit definiertem Ergebnis schreiben will, ist der Umfang unklar. Manchmal ist das ehrlich, weil ihr selbst noch nicht wisst, was ihr wollt. Dann ist die günstigere Antwort eine KI-Roadmap für 3.500 €, nicht ein offenes Projekt auf Tagessatzbasis.
Wovon der Projektpreis wirklich abhängt
In der Kalkulation von Automatisierungsprojekten entfällt der kleinere Teil auf das, was die meisten für den Kern halten. Prompts und Modellauswahl sind schnell erledigt. Der Aufwand steckt woanders:
- Schnittstellen: Zugriff auf ERP, CRM oder Branchensoftware, inklusive Rechte, Testdaten und Freigaben. Regelmäßig über die Hälfte des Aufwands.
- Fehlerbehandlung: Was passiert, wenn ein Dokument fehlt, ein Feld leer ist oder ein Dienst nicht antwortet. Ohne diesen Teil ist nichts produktionsreif.
- Abnahme und Test: Echte Testfälle mit echten Daten, bis das Ergebnis verlässlich stimmt.
- Modell- und Promptauswahl: Wichtig für die Qualität, aber selten der Aufwandstreiber.
- Oberflächen: Meist reicht das vorhandene System plus eine Benachrichtigung, keine eigene Anwendung.
- Dokumentation: Notwendig, aber überschaubar, wenn sie parallel entsteht statt am Ende.
Praktische Konsequenz für die Angebotsprüfung: Wenn im Angebot keine Positionen für Schnittstellen, Fehlerbehandlung und Abnahme stehen, fehlt entweder der Aufwand oder er kommt als Nachtrag zurück. Frag gezielt danach, bevor du unterschreibst.
Die laufenden Kosten nach dem Projekt
Automatisierungen sind keine Möbel. Sie brechen, wenn sich Schnittstellen, Modelle oder Prozesse ändern, und das passiert. Drei Positionen gehören deshalb in jede Jahresrechnung:
Team-Zugänge liegen bei 20 bis 30 $ pro Person und Monat, dazu nutzungsabhängige API-Kosten bei automatisierten Prozessen. Details unter Claude Preise.
Monitoring, Fehlerbehebung, Anpassung an geänderte Systeme. Ohne eigene Kapazität 490 bis 1.290 € pro Monat.
Eine benannte Person mit ein paar Stunden pro Monat. Fehlt sie, verwaist der Prozess innerhalb eines Quartals.
Genau deshalb steht Managed Automation bei mir als eigene Position im Angebot und nicht versteckt im Projektpreis. Ihr sollt vor der Entscheidung sehen, was der Betrieb kostet, nicht danach.
Meine Preise für Umsetzung und Betrieb
Ich bin keine Agentur, sondern ein einzelner Berater, der die Umsetzung selbst macht. Das begrenzt die Kapazität und senkt die Kosten: keine Projektleitung, die zwischen euch und dem Umsetzenden vermittelt, keine Weitergabe an Junior-Ressourcen.
| Angebot | Preis | Was dabei herauskommt |
|---|---|---|
| Umsetzungs-Sprint | 9.900 € | Vier Wochen, ein Prozess geht live. Inklusive Test, Fehlerbehandlung, Dokumentation und Einweisung. |
| Umsetzungs-Programm | 19.900 € | Drei Monate, mindestens drei Prozesse live, dazu Governance, Rollen und Team-Schulung. |
| Managed Automation | 490 / 790 / 1.290 € | Pro Monat, für Betrieb, Monitoring und Wartung. 3 Monate Mindestlaufzeit. |
| KI-Roadmap | 3.500 € | Wenn der Umfang noch offen ist. 1.750 € werden bei Beauftragung binnen 3 Monaten angerechnet. |
Alle Preise netto zzgl. MwSt. Stand: August 2026
Je nach Region und Programm sind Zuschüsse möglich. Ob dein Unternehmen förderfähig ist, klären wir im Erstgespräch. Die vollständige Preisübersicht steht unter Was kostet KI-Beratung.
Wann eine Agentur die richtige Wahl ist
Es gibt Projekte, für die ich nicht der passende Anbieter bin. Drei Fälle sprechen klar für eine Agentur oder ein Softwarehaus:
Mehrere Arbeitsstränge gleichzeitig
Wenn vier Abteilungen parallel starten sollen und der Zeitplan nicht verhandelbar ist, braucht es mehrere Personen. Ein einzelner Berater ist dann der Engpass.
Echte Softwareentwicklung
Eine eigene Anwendung mit Nutzerverwaltung, Oberfläche und Betriebsverantwortung ist ein Entwicklungsprojekt, kein Automatisierungsprojekt. Dafür braucht es ein Entwicklungsteam.
Ausfallsicherheit rund um die Uhr
Wenn ein Prozess geschäftskritisch ist und rund um die Uhr überwacht werden muss, braucht ihr eine Organisation mit Bereitschaft, keine Einzelperson.
In allen anderen Fällen, und das ist die Mehrzahl der Mittelstandsprojekte, ist der Weg über einen spezialisierten Einzelberater schneller und günstiger. Was ihr dabei nicht bekommt, ist Skalierung. Was ihr bekommt, ist dieselbe Person von der Analyse bis zum Livebetrieb.
Ab wann sich ein KI-Projekt rechnet
Rechne mit 45 € Vollkosten pro Stunde. Spart ein automatisierter Prozess einer Person 10 Stunden pro Woche, sind das 450 € pro Woche, rund 1.950 € pro Monat und 23.400 € pro Jahr.
9.900 € gegen 1.950 € Ersparnis im Monat.
9.900 € gegen 9.750 € Ersparnis im Monat.
19.900 € gegen 19.500 € Ersparnis im Monat.
Zwei Einschränkungen, die zu einer ehrlichen Rechnung gehören. Die Ersparnis baut sich über die ersten Wochen auf und steht nicht ab Tag eins in voller Höhe zur Verfügung. Und die laufenden Kosten für Lizenzen und Betrieb gehören gegengerechnet: 1.290 € Wartung im Monat sind 15.480 € im Jahr, das verschiebt den Break-even spürbar. Eine eigene Größenordnung liefert der KI-Potenzial-Rechner.
Häufige Fragen zu den Kosten einer KI-Agentur
Was kostet eine KI-Agentur?
Spezialisierte KI-Agenturen liegen 2026 bei 1.500 bis 2.500 € pro Tag zzgl. MwSt. Auf Projektbasis reicht die Spanne von 5.000 € für eine einzelne Automatisierung bis 50.000 € für ein mehrmonatiges Programm mit Systemanbindung. Bei mir gibt es stattdessen zwei Festpreise: 9.900 € für den Umsetzungs-Sprint über vier Wochen mit einem Prozess im Livebetrieb und 19.900 € für das dreimonatige Umsetzungs-Programm mit mindestens drei Prozessen.
Was kostet ein KI-Projekt?
Ein abgegrenztes Projekt mit einem automatisierten Prozess liegt marktüblich bei 5.000 bis 15.000 €. Kommen Anbindungen an ERP, CRM oder Branchensoftware dazu, sind 15.000 bis 50.000 € realistisch. Der größte Kostentreiber ist nicht die KI, sondern die Schnittstelle: Datenzugriff, Rechte, Testfälle und Fehlerbehandlung machen regelmäßig mehr als die Hälfte des Aufwands aus.
Ist ein Retainer günstiger als ein Projektpreis?
Nur wenn dauerhaft Arbeit anfällt. Ein Retainer von 2.000 bis 8.000 € pro Monat lohnt sich, wenn ihr laufend neue Prozesse automatisiert. Für den Aufbau eines einzelnen Prozesses ist der Projektfestpreis günstiger und risikoärmer, weil das Ergebnis definiert ist. Für den reinen Betrieb bestehender Automatisierungen braucht es keinen Retainer, sondern eine Wartungspauschale: bei mir 490, 790 oder 1.290 € pro Monat.
Agentur, Freelancer oder eigenes Team?
Eine Agentur lohnt sich bei parallelen Arbeitssträngen und wenn Softwareentwicklung Teil des Projekts ist. Ein spezialisierter Einzelberater ist günstiger und schneller, solange der Umfang überschaubar bleibt. Ein eigenes Team rechnet sich ab etwa zwei dauerhaft ausgelasteten Vollzeitstellen, kostet dann aber Recruiting, Einarbeitung und Weiterbildung zusätzlich. Für den Mittelstand ist die häufigste tragfähige Lösung: extern aufbauen, intern betreiben.
Welche laufenden Kosten kommen nach dem Projekt dazu?
Drei Positionen: Tool- und Modellkosten, Betriebs- und Wartungsaufwand sowie interne Betreuung. Rechne mit 20 bis 30 $ pro Person und Monat für Team-Lizenzen, dazu nutzungsabhängige API-Kosten bei automatisierten Prozessen. Für Betrieb und Wartung ohne eigene Kapazität kalkuliere 490 bis 1.290 € pro Monat. Wer diese Positionen nicht einplant, zahlt die Einrichtung im Zweifel ein zweites Mal.
Preise für andere Formate
Projekt einordnen, bevor Budget gebunden wird
Beschreib mir den Prozess, der am meisten Zeit frisst, und die Systeme, die daran hängen. Ich sage dir innerhalb von 24 Stunden, ob das ein Sprint, ein Programm oder erst mal eine Roadmap ist.
9.900 € Festpreis für vier Wochen mit einem Prozess im Livebetrieb. Kein Tagessatz, keine Nachträge.
Projekt besprechen →
Ich baue Automatisierungen selbst und übergebe sie an eure Leute, statt eine Abhängigkeit aufzubauen. Seit 2023 über 50 Teams begleitet, unter anderem für Hamburg Tourismus, Hamburg Marketing und XING.