KI-Richtlinie für Unternehmen: Muster mit Erläuterungen

Ist eine KI-Richtlinie für Unternehmen Pflicht?

Nein, ein Dokument mit diesem Namen schreibt kein Gesetz vor. Die Pflichten, die eine KI-Richtlinie praktisch erfüllt, gibt es aber sehr wohl, und sie gelten für jedes Unternehmen, dessen Beschäftigte KI beruflich nutzen. Vier Quellen sind entscheidend:

• KI-Verordnung, Artikel 4 (KI-Kompetenz): Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen, „ergreifen Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals“ zu unterstützen. So lautet die Pflicht seit der Änderung durch die Verordnung (EU) 2026/1744, die am 27. Juli 2026 in Kraft trat. Ein bestimmtes Kompetenzniveau je Person ist ausdrücklich nicht mehr geschuldet. Ein Zertifikat ist nicht nötig; die Kommission hält interne Aufzeichnungen für ausreichend, die Bundesnetzagentur empfiehlt, die Maßnahmen zu dokumentieren.
• KI-Verordnung, Artikel 50 (Transparenz): Seit dem 2. August 2026 müssen Unternehmen offenlegen, wenn sie Deepfakes veröffentlichen oder mit KI erstellte Texte veröffentlichen, die die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse informieren sollen, es sei denn, ein Mensch hat sie redaktionell geprüft und trägt die Verantwortung. Verstöße gegen Artikel 50 sind bußgeldbewehrt.
• Datenschutz: Die Datenschutzkonferenz (DSK), also das Gremium der deutschen Datenschutzaufsichtsbehörden, empfiehlt in ihrer Orientierungshilfe vom 6. Mai 2024 „klare interne Weisungen“, ob, unter welchen Voraussetzungen und zu welchen Zwecken welche KI-Anwendungen eingesetzt werden dürfen, dazu dienstliche Konten statt privater.
• Geschäftsgeheimnisse: Nach dem Geschäftsgeheimnisgesetz (GeschGehG) ist eine Information nur geschützt, wenn das Unternehmen angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen getroffen hat. Eine Regel, welche vertraulichen Inhalte in welche KI-Werkzeuge dürfen, gehört dazu.

Wie Fristen und Pflichten der KI-Verordnung insgesamt aussehen, fasst der Beitrag KI-Verordnung im Mittelstand: Was gilt im Oktober 2026 zusammen.

Was gehört in eine KI-Richtlinie?

In eine KI-Richtlinie gehören die Regeln, die Beschäftigte im Alltag tatsächlich brauchen, und für jede Regel ein Grund, den man in einem Satz erklären kann. Die folgende Übersicht zeigt die 13 Bausteine des Musters und woraus sie sich ableiten.

Warum noch ein Muster? Ich habe die verbreiteten Vorlagen und Checklisten verglichen: die Checkliste des Hamburgischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit (November 2023), die Orientierungshilfe der DSK (Mai 2024), die Checkliste des Bayerischen Landesamts für Datenschutzaufsicht (Januar 2024) und den Bitkom-Leitfaden „Generative KI im Unternehmen“ (2025). Alle sind fundiert. Keine davon regelt KI-Agenten mit Systemzugriff oder einen Meldeweg für Vorfälle, und der Bitkom-Leitfaden enthält einen Fragenkatalog statt fertiger Klauseln. Das vollständigste Muster, das ich gefunden habe, ist die Muster-KI-Anwendungsrichtlinie des Deutschen Steuerberaterverbands vom April 2026, zugeschnitten auf Steuerkanzleien.

Das Muster: KI-Richtlinie zum Übernehmen

Das folgende Muster kannst du direkt übernehmen. Ersetze die Angaben in eckigen Klammern, streiche, was bei euch nicht vorkommt, und prüfe es vor dem Inkrafttreten mit Datenschutzbeauftragten und, falls vorhanden, dem Betriebsrat. Die Word-Fassung zum Bearbeiten gibt es weiter unten.

KI-Richtlinie der [Unternehmen]

1. Zweck und Geltungsbereich

Diese Richtlinie regelt den Einsatz von KI-Werkzeugen in unserem Unternehmen. Sie schützt Kundendaten, Geschäftsgeheimnisse und die Qualität unserer Arbeit und sorgt dafür, dass wir die Pflichten aus KI-Verordnung, Datenschutzrecht und Verträgen einhalten. Sie gilt für alle Personen, die im Auftrag des Unternehmens arbeiten, unabhängig von Vertragsform und Arbeitsort. Sie gilt für alle KI-Werkzeuge: Text-, Bild-, Audio- und Codegeneratoren, KI-Funktionen in bestehender Software (etwa in Office-Programmen, im CRM oder in der Buchhaltung) sowie KI-Agenten, die selbstständig Aufgaben in anderen Systemen ausführen.

2. Grundsätze

• Der Mensch entscheidet. KI liefert Entwürfe und Vorschläge. Für alles, was das Haus verlässt, trägt eine benannte Person die Verantwortung.
• Prüfen vor Verwenden. Jede KI-Ausgabe wird vor der Nutzung auf Richtigkeit geprüft. Zahlen, Namen, Zitate, Quellen und Rechtsangaben werden gegen das Original gelesen.
• Keine Entscheidung über Menschen allein durch KI. Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung für Personen, etwa Absagen an Bewerbende, Kündigungen, Kreditentscheidungen oder Vertragsablehnungen, trifft ein Mensch, der den Fall inhaltlich prüft. Ein bloßes Abnicken reicht nicht.
• Daten nach Ampel. Was in ein KI-Werkzeug eingegeben wird, richtet sich nach der Datenampel in Abschnitt 5.
• Nachvollziehbar arbeiten. Wo KI wesentlich an einem Ergebnis beteiligt war, ist das intern erkennbar, damit Ergebnisse später eingeordnet werden können.

3. Zugelassene Werkzeuge und Konten

Dienstlich genutzt werden nur die hier aufgeführten Werkzeuge, und zwar ausschließlich mit dienstlichen Konten. Private Konten sind für dienstliche Inhalte nicht zulässig, dienstliche Konten nicht für private Zwecke. Der Grund ist kein Misstrauen: Nur mit dienstlichen Konten bestehen ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung, abgeschaltetes Training auf unseren Daten und eine Verwaltung, die Zugänge beim Ausscheiden sperren kann.

4. Freigabe neuer Werkzeuge und Anwendungsfälle

Wer ein weiteres Werkzeug oder einen neuen Anwendungsfall nutzen möchte, stellt einen kurzen Antrag nach Anlage A an die verantwortliche Person für KI. Diese entscheidet gemeinsam mit [Datenschutzbeauftragter Person, IT] innerhalb von [zehn Arbeitstagen]. Bis zur Freigabe wird das Werkzeug nicht mit Daten der Stufen Gelb oder Rot genutzt. Kostenlose Testkonten sind für Versuche mit Daten der Stufe Grün erlaubt, wenn sie vorher gemeldet werden. Die Liste in Abschnitt 3 wird nach jeder Entscheidung aktualisiert.

5. Datenampel: Was darf in welches Werkzeug?

Wichtig: Namen und Anschriften zu entfernen reicht oft nicht, um einen Text anonym zu machen. Auch Funktionen, Orte, Daten und Zusammenhänge können eine Person erkennbar machen. Im Zweifel gilt die höhere Stufe. Viele Kundenverträge und Geheimhaltungsvereinbarungen verbieten die Weitergabe an Dritte; ein KI-Anbieter ist ein Dritter. Im Zweifel vorher mit dem Kunden klären.

6. Prüfen und verantworten

• Fakten, Zahlen und Quellen werden vor der Verwendung am Original geprüft. Von der KI genannte Quellen, Urteile und Normen werden aufgerufen und gelesen, nicht nur übernommen.
• Berechnungen, Preise und Fristen werden nachgerechnet.
• Ergebnisse, die Menschen betreffen, etwa in Personalfragen, werden zusätzlich auf Benachteiligung geprüft.
• Code aus KI-Werkzeugen wird vor dem produktiven Einsatz geprüft und getestet wie Code von Menschen.
• Wer ein Ergebnis weitergibt, kann erklären, wie es entstanden ist.

7. Kennzeichnung nach außen

Seit dem 2. August 2026 gelten die Transparenzpflichten aus Artikel 50 der KI-Verordnung. Für uns heißt das:

• Bild-, Ton- oder Videoinhalte, die echten Personen, Gegenständen, Orten oder Ereignissen täuschend ähnlich sehen und mit KI erzeugt oder verändert wurden (Deepfakes), kennzeichnen wir als künstlich erzeugt oder verändert. Bei erkennbar künstlerischen, satirischen oder fiktionalen Werken genügt ein Hinweis, der die Darstellung nicht stört.
• Texte zu Themen von öffentlichem Interesse, die mit KI erstellt wurden, veröffentlichen wir nur nach inhaltlicher Prüfung durch einen Menschen. Die verantwortliche Person wird dokumentiert. Texte ohne diese Prüfung werden gekennzeichnet.
• Wer auf unserer Website oder am Telefon mit einem KI-System spricht, erfährt das spätestens zu Beginn des Kontakts. (Gesetzlich ist das eine Pflicht des Anbieters nach Artikel 50 Absatz 1; wir stellen sicher, dass unsere Systeme sie erfüllen, und prüfen, ob wir bei eigenen Chatbots selbst Anbieter sind.)
• Wir verwenden einheitlich den Hinweis [„Mit KI erstellt“ / das Kennzeichnungssymbol der EU].
• Interne Entwürfe, Angebote und E-Mails, die nicht veröffentlicht werden, fallen nicht unter diese Kennzeichnungspflichten. [Ergänzt hier eure eigene Haltung, etwa ob ihr Kunden den KI-Einsatz in Projekten offenlegt.]

8. Urheberrecht und Rechte an Ergebnissen

• Rein KI-erzeugte Texte, Bilder und Logos sind in Deutschland regelmäßig nicht urheberrechtlich geschützt. Wo uns Exklusivität wichtig ist, etwa bei Marken und Logos, dokumentieren wir den eigenen schöpferischen Anteil oder lassen das Ergebnis von Menschen gestalten.
• Wir laden keine fremden Texte, Bilder oder Daten hoch, für die wir keine Nutzungsrechte haben, und fordern keine Nachahmung geschützter Werke an.
• Vor einer Veröffentlichung prüfen wir, ob ein Ergebnis erkennbar fremde Werke wiedergibt, etwa Liedtexte, Zitate oder bekannte Motive.

9. KI-Agenten und automatisierte Abläufe

KI-Agenten sind KI-Systeme, die nicht nur antworten, sondern selbstständig handeln: E-Mails senden, Daten in Systemen ändern, Bestellungen auslösen oder Dateien verschieben. Für sie gilt zusätzlich:

• Jeder Agent wird einzeln nach Anlage A freigegeben. Der Antrag nennt Aufgabe, Systeme, Rechte und die verantwortliche Person.
• Agenten bekommen nur die Rechte, die sie für ihre Aufgabe brauchen, und eine eigene technische Kennung. Persönliche Zugangsdaten von Beschäftigten werden nicht an Agenten übergeben.
• Vor unumkehrbaren oder nach außen wirkenden Handlungen gibt ein Mensch frei: Zahlungen, Versand an Externe, Löschungen, Vertragserklärungen, Änderungen in Produktivsystemen und Veröffentlichungen.
• Inhalte von außen, also E-Mails, Webseiten, Dokumente von Dritten, gelten als nicht vertrauenswürdig. Sie können versteckte Anweisungen enthalten, die einen Agenten umlenken. Agenten, die solche Inhalte lesen, erhalten keine Rechte für kritische Handlungen ohne menschliche Freigabe.
• Was ein Agent tut, wird protokolliert. Die verantwortliche Person kann ihn jederzeit anhalten.

10. Sicherheit

• KI-Konten werden mit Zwei-Faktor-Anmeldung geschützt. Passwörter, Schlüssel und Zugangsdaten werden nie in KI-Werkzeuge eingegeben.
• Ungewöhnliche Zahlungs- oder Datenanforderungen per Telefon, Sprachnachricht oder Video prüfen wir durch Rückruf unter einer bekannten Nummer, auch wenn Stimme und Bild vertraut wirken. Stimmen und Gesichter lassen sich mit KI täuschend echt fälschen.
• Erweiterungen, Plugins und Verbindungen zu anderen Programmen werden nur nach Freigabe installiert.

11. KI-Kompetenz und Schulung

Nach Artikel 4 der KI-Verordnung unterstützen wir die Entwicklung der KI-Kompetenz aller Personen, die in unserem Auftrag KI nutzen. Wir dokumentieren Art, Inhalt, Umfang und Teilnehmende der Maßnahmen. Der Zugang zu freigegebenen Werkzeugen setzt die Einführung in diese Richtlinie voraus.

12. Rollen

• Verantwortliche Person für KI: [Name]. Pflegt die Werkzeugliste, entscheidet Anträge nach Anlage A, beantwortet Zweifelsfragen, hält die Richtlinie aktuell.
• Führungskräfte: sorgen dafür, dass ihr Bereich die Richtlinie kennt und anwendet, und melden neuen Bedarf.
• Alle Beschäftigten: halten die Datenampel ein, prüfen Ergebnisse, melden Vorfälle.
• Datenschutzbeauftragte Person: [Name oder „nicht bestellt“]. Wird bei personenbezogenen Daten und bei neuen Werkzeugen einbezogen.
• IT oder Administration: richtet Konten ein, schaltet Training ab, sperrt Zugänge beim Ausscheiden.
• Betriebsrat: [falls vorhanden] wird nach den Regeln der Betriebsvereinbarung [Name, Datum] beteiligt.

13. Vorfälle, Verstöße und Überprüfung

Sofort an [Name, Adresse, Telefon] melden: wenn Daten der Stufe Rot in ein Werkzeug gelangt sind, wenn ein fehlerhaftes KI-Ergebnis nach außen gegangen ist, wenn ein Agent sich unerwartet verhält, wenn ein Inhalt versteckte Anweisungen zu enthalten scheint oder wenn jemand mit gefälschter Stimme oder gefälschtem Video Druck aufbaut. Schnelle Meldung zählt: Bei einer Datenpanne muss das Unternehmen die Aufsichtsbehörde unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden informieren, wenn ein Risiko für Betroffene besteht. Wer meldet, hat keine Nachteile zu befürchten, Verschweigen dagegen schon. Verstöße gegen diese Richtlinie werden wie Verstöße gegen andere interne Regelungen behandelt. Die Richtlinie wird mindestens alle sechs Monate überprüft, außerdem bei neuen Werkzeugen oder geänderter Rechtslage. Nächste Termine der KI-Verordnung: 2. Dezember 2026 (zwei neue Verbote und Ende der Übergangsfrist für die maschinenlesbare Kennzeichnung durch Anbieter) und 2. Dezember 2027 (Pflichten für Hochrisiko-KI, etwa bei der Auswahl von Bewerbungen).

Anlage A: Antrag auf Freigabe eines Werkzeugs oder Agenten

1. Wofür soll das Werkzeug genutzt werden, und welches Problem löst es?
2. Wer nutzt es, und wie viele Personen?
3. Welche Datenstufe wird höchstens eingegeben?
4. Wer ist der Anbieter, wo werden die Daten verarbeitet und gespeichert?
5. Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, und ist das Training auf unseren Daten ausgeschlossen?
6. Welche Verwaltungsfunktionen gibt es: Benutzerverwaltung, Sperren, Protokolle, Aufbewahrungsfristen?
7. Nur bei Agenten: Auf welche Systeme greift er zu, mit welchen Rechten, welche Handlungen brauchen eine menschliche Freigabe, wer kann ihn anhalten?
8. Was kostet es, und wer verantwortet den Betrieb?

Anlage B: Einführung in fünf Schritten

1. Bestandsaufnahme: Wer nutzt heute welche KI, mit welchem Konto, für welche Daten?
2. Werkzeugliste festlegen, dienstliche Tarife mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung einrichten, Training abschalten.
3. Diese Richtlinie anpassen, mit Datenschutz, Geschäftsführung und gegebenenfalls Betriebsrat abstimmen und in Kraft setzen.
4. Einführung im Team: 60 bis 90 Minuten an echten Aufgaben, Teilnahme dokumentieren.
5. Nach sechs Wochen nachfassen: Was wird genutzt, was fehlt, wo gibt es Umgehungen?

Warum braucht eine KI-Richtlinie 2026 Regeln für KI-Agenten?

Weil KI im Jahr 2026 nicht mehr nur schreibt, sondern handelt. Werkzeuge wie Claude Cowork, ChatGPT Work oder Agenten in Automatisierungsplattformen lesen E-Mails, füllen Formulare aus und ändern Daten in anderen Programmen. Damit verschiebt sich das Risiko: Ein falscher Text lässt sich korrigieren, eine ausgelöste Überweisung oder eine gelöschte Datei oft nicht.

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hält in seinem Basisschutz gegen indirekte Prompt Injections vom 14. September 2026 fest, dass versteckte Anweisungen in Dokumenten „weiterhin als nicht abschließend lösbares Problem“ gelten. Gerade bei KI-Agenten empfiehlt es eine menschliche Bestätigung sicherheitskritischer Aktionen „dringend“. Die Sicherheitsorganisation OWASP (Open Worldwide Application Security Project) führt übermäßige Handlungsfreiheit von KI-Anwendungen als eigenes Risiko in ihren Top 10 für Sprachmodell-Anwendungen 2025 und nennt drei Ursachen: zu viele Funktionen, zu viele Berechtigungen, zu viel Autonomie.

Praktisch heißt das: Rechte beim Einrichten eng zuschneiden, auch wenn es bequemer wäre, einem Agenten vollen Zugriff zu geben. Wie man Zugriffe sinnvoll zuschneidet, beschreibt der Beitrag KI-Systeme mit echten Zugängen: Fünf Grenzen vor dem produktiven Einsatz. Was Agenten im Unternehmen leisten können, steht im Überblick KI-Agenten im Unternehmen einführen.

Muss der Betriebsrat bei der KI-Richtlinie mitbestimmen?

In der Regel ja, sobald das Unternehmen KI-Werkzeuge mit dienstlichen Konten einführt, denn solche Werkzeuge protokollieren meist, wer was nutzt. Nach § 87 Absatz 1 Nummer 6 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) bestimmt der Betriebsrat mit bei technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung zu überwachen. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat im Beschluss vom 8. März 2022 (1 ABR 20/21) zu Microsoft Office 365 bestätigt: Es reicht, dass eine Software dazu objektiv geeignet ist. Auf die Absicht des Arbeitgebers kommt es nicht an.

Dazu kommen weitere Rechte, die das Betriebsrätemodernisierungsgesetz 2021 ausdrücklich auf Künstliche Intelligenz erweitert hat:

• § 90 Abs. 1 Nr. 3 und Abs. 2 BetrVG: rechtzeitige Unterrichtung über die Planung von Arbeitsverfahren „einschließlich des Einsatzes von Künstlicher Intelligenz“ und Beratung so rechtzeitig, dass Vorschläge und Bedenken des Betriebsrats berücksichtigt werden können.
• § 80 Abs. 3 BetrVG: Muss der Betriebsrat den Einsatz von KI beurteilen, gilt die Hinzuziehung eines Sachverständigen als erforderlich.
• § 95 Abs. 2a BetrVG: Auswahlrichtlinien, etwa für Einstellungen, bleiben mitbestimmungspflichtig, auch wenn KI bei ihrer Aufstellung zum Einsatz kommt.

Oft zitiert wird ein Beschluss des Arbeitsgerichts Hamburg vom 16. Januar 2024 (24 BVGa 1/24), nach dem die Erlaubnis von ChatGPT nicht mitbestimmungspflichtig war. Der Fall hatte eine Besonderheit: Die Beschäftigten nutzten freiwillig private Konten im Browser, der Arbeitgeber hatte keinen Zugriff auf Nutzungsdaten. Wer, wie im Muster empfohlen, dienstliche Konten einrichtet, ist in einer anderen Lage. Praktisch heißt das: Betriebsrat früh einbinden und die Richtlinie mit einer Betriebsvereinbarung verbinden. Ab dem 2. Dezember 2027 kommt nach Artikel 26 Absatz 7 der KI-Verordnung eine eigene Informationspflicht gegenüber Arbeitnehmervertretung und Beschäftigten hinzu, bevor Hochrisiko-KI am Arbeitsplatz eingesetzt wird.

Wie führst du eine KI-Richtlinie in fünf Schritten ein?

Eine KI-Richtlinie wirkt erst, wenn sie zur gelebten Praxis passt. Diese Reihenfolge empfehle ich. Rechne mit einigen Wochen, je nachdem, wie viele Werkzeuge und Abstimmungsrunden nötig sind:

Welche Fehler machen KI-Richtlinien wirkungslos?

KI-Richtlinie als Word-Vorlage

Das Muster dieser Seite gibt es als bearbeitbare Word-Datei, Version 2.0 mit Rechtsstand Oktober 2026. Du bekommst sie per E-Mail und dazu zweimal im Monat den KI-Praxisbrief.

Häufige Fragen zur KI-Richtlinie

Quellen und Stand der Prüfung

Rechtsstand und Quellen wurden am 12. Oktober 2026 geprüft. Die Seite ist eine Arbeitshilfe und keine Rechtsberatung; ich bin KI-Berater, kein Rechtsanwalt.

• Verordnung (EU) 2026/1744 (Digital-Omnibus-Verordnung zur KI), Amtsblatt vom 24.07.2026, in Kraft seit 27.07.2026: Neufassung von Artikel 4
• Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung): Artikel 5, 26, 50 und 99
• Europäische Kommission: Fragen und Antworten zur KI-Kompetenz, Stand 27.07.2026
• Bundesnetzagentur: KI-Kompetenz und Pressemitteilung vom 29.07.2026, abgerufen am 12.10.2026
• KI-Marktüberwachungs-und-Innovationsförderungs-Gesetz (KI-MIG), BGBl. 2026 I Nr. 223, in Kraft seit 29.07.2026
• Europäische Kommission: Leitlinien zu den Transparenzpflichten nach Artikel 50, 20.07.2026
• Datenschutzkonferenz: Orientierungshilfe Künstliche Intelligenz und Datenschutz, 06.05.2024
• Hamburgischer Beauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit: Checkliste zum Einsatz LLM-basierter Chatbots, 13.11.2023
• BSI: Generative KI-Modelle, Chancen und Risiken für Industrie und Behörden, Version 2.0 vom 17.01.2025
• BSI: Basisschutz gegen Indirect Prompt Injections in dokumentbasierten LLM-Chats, 14.09.2026
• OWASP: LLM06:2025 Excessive Agency, abgerufen am 12.10.2026
• Betriebsverfassungsgesetz, §§ 80, 87, 90 und 95; BAG, Beschluss vom 08.03.2022, 1 ABR 20/21
• Gleiss Lutz zu ArbG Hamburg, Beschluss vom 16.01.2024, 24 BVGa 1/24, 27.03.2024
• Geschäftsgeheimnisgesetz, § 2 und Urheberrechtsgesetz, § 2
• AG München, Endurteil vom 13.02.2026, 142 C 9786/25 (KI-generierte Logos); ebenso OLG Düsseldorf, 02.04.2026, I-20 W 2/26 (KI-Bild)
• Bitkom: Generative KI im Unternehmen, Leitfaden 2025, und Deutscher Steuerberaterverband: Muster-KI-Anwendungsrichtlinie, April 2026