Die kurze Antwort: Ein einzelner automatisierter Prozess kostet in der Umsetzung 5.000 bis 15.000 Euro, bei mir 9.900 Euro Festpreis für vier Wochen. Dazu kommen laufende Kosten von 50 bis 400 Euro im Monat für Plattform, Modellnutzung und Betrieb. Die Spanne entsteht nicht durch den Anbieter, sondern durch die Frage, wie sauber der Prozess vorher beschrieben ist. Stand: September 2026
Aus welchen Blöcken bestehen die Kosten?
Wer nur nach dem Projektpreis fragt, übersieht zwei Drittel der Rechnung. Vier Blöcke gehören zusammen:
Den Ablauf verstehen, Ausnahmen finden, Zielbild festlegen. Marktüblich sind 1.500 bis 4.000 Euro, oder ein bis drei Tagessätze. Wer hier spart, zahlt später doppelt, weil der Umbau am realen Prozess vorbeigeht.
Der eigentliche Bau: Ablauf zusammenstecken, Anbindungen herstellen, Fehlerbehandlung definieren, an echten Fällen testen. Marktüblich 3.500 bis 10.000 Euro je Prozess, abhängig von der Zahl der Systeme.
Die laufenden Werkzeugkosten. n8n gibt es als Open Source zum Selbsthosten oder als Cloud ab rund 20 Euro im Monat; Make.com startet bei etwa 10 Euro und steigt mit dem Volumen. Dazu die Modellnutzung nach Tokens: Ein Prozess mit 200 Durchläufen im Monat liegt je nach Modell zwischen 5 und 60 Euro.
Der Block, der am häufigsten vergessen wird. Schnittstellen ändern sich, Modelle werden abgekündigt, Sonderfälle tauchen auf. Realistisch sind 10 bis 20 Prozent der Aufbaukosten pro Jahr, oder eine feste Monatspauschale.
Beispielrechnung für einen Prozess
Angenommen, die Bearbeitung eingehender Anfragen soll automatisiert werden: Mail lesen, einordnen, Daten ins CRM übernehmen, Standardantwort vorbereiten, bei Sonderfällen an einen Menschen übergeben. 200 Vorgänge im Monat.
| Posten | Einmalig | Pro Monat |
|---|---|---|
| Prozessaufnahme und Zielbild | im Festpreis enthalten | — |
| Aufbau, Anbindung, Test | im Festpreis enthalten | — |
| Umsetzungs-Sprint, 4 Wochen | 9.900 € | — |
| Automatisierungsplattform | — | 20 bis 60 € |
| Modellnutzung, 200 Vorgänge | — | 10 bis 40 € |
| Managed Automation, optional | — | 490 € |
| Summe ohne Betreuung | 9.900 € | 30 bis 100 € |
Die Gegenrechnung: Wenn die Bearbeitung heute 12 Minuten je Vorgang kostet und danach 3, spart der Prozess 30 Stunden im Monat. Bei 60 Euro Vollkosten pro Stunde sind das 1.800 Euro monatlich. Die einmaligen Kosten haben sich damit nach etwa sechs Monaten amortisiert. Eigene Zahlen kannst du im KI-Potenzial-Rechner gegenrechnen.
Vorsicht bei solchen Rechnungen: Sie stimmen nur, wenn die eingesparte Zeit tatsächlich anders genutzt wird. Wenn niemand die freigewordenen 30 Stunden füllt, spart der Prozess Aufwand, aber kein Geld. Das gehört vor die Investitionsentscheidung, nicht danach.
Was Automatisierung bei mir kostet
Alle Formate sind Festpreise mit vorab definiertem Umfang, keine Tagessätze. Preise zzgl. MwSt.
| Format | Preis | Umfang |
|---|---|---|
| Shadow-AI-Check | 990 € | Bestandsaufnahme, Ergebnis nach 7 Tagen |
| KI-Roadmap | 3.500 € | Prozessanalyse und 30/60/90-Tage-Plan, 1.750 € anrechenbar |
| Umsetzungs-Sprint | 9.900 € | ein Prozess live in 4 Wochen, inklusive Übergabe |
| Umsetzungs-Programm | 19.900 € | mindestens 3 Prozesse in 3 Monaten, inklusive Governance |
| Managed Automation | 490 / 790 / 1.290 € pro Monat | Betrieb, Monitoring, Wartung, 3 Monate Mindestlaufzeit |
Je nach Region und Programm sind Zuschüsse möglich. Ob dein Unternehmen förderfähig ist, klären wir im Erstgespräch. Die vollständige Übersicht steht unter Leistungen.
Der günstigste erste Schritt
Bevor Budget für einen Umbau gebunden wird, lohnt der Blick darauf, was im Team ohnehin schon läuft. Der Shadow-AI-Check erhebt das in einer Woche: anonyme Umfrage, Tool-Inventur, Risiko-Ampel, 30-Tage-Maßnahmenplan. 990 € Festpreis zzgl. MwSt.
Shadow-AI-Check ansehenWas der Markt aufruft
Zur Einordnung die üblichen Richtwerte im deutschsprachigen Raum, Stand September 2026. Die Werte stammen aus eigener Marktbeobachtung: Angebote, die Kunden mir zum Gegenlesen geschickt haben, und öffentlich einsehbare Preislisten im DACH-Raum. Es ist keine repräsentative Erhebung, sondern eine Orientierung.
| Anbietertyp | Tagessatz | Typisches Projekt |
|---|---|---|
| Einzelberater | 1.200 bis 2.000 € | 5.000 bis 12.000 € |
| Spezialisierte Agentur | 1.500 bis 2.500 € | 10.000 bis 30.000 € |
| Großberatung | 2.500 bis 5.000 € | ab 50.000 € |
Der Unterschied liegt selten in der Qualität des Ergebnisses, sondern im Overhead und in der Projektgröße, ab der ein Anbieter überhaupt anfängt. Für einen einzelnen Prozess im Mittelstand ist eine Großberatung fast immer die falsche Adresse. Was Agenturen im Detail berechnen, steht unter KI-Agentur Kosten.
Wovon der Preis wirklich abhängt
Vier Faktoren erklären die Spanne besser als jede Anbieterliste:
- Zahl der beteiligten Systeme. Ein Prozess in einem System ist günstig. Drei Systeme mit unterschiedlichen Schnittstellen verdoppeln den Aufwand, nicht wegen der Technik, sondern wegen der Abstimmung.
- Qualität der Prozessbeschreibung. Wenn der Ablauf im Kopf einer Person liegt, ist die Prozessaufnahme der größte Posten. Wer ihn dokumentiert hat, spart die Hälfte davon.
- Anteil der Sonderfälle. 80 Prozent Standard und 20 Prozent Ausnahme ist gut automatisierbar. 50 zu 50 selten.
- Wer den Betrieb übernimmt. Übergabe an eine interne Person kostet einmal Schulungszeit. Dauerhafte Betreuung kostet monatlich, dafür kümmert sich jemand.
Erst der Plan, dann das Budget
Wer nicht weiß, welcher Prozess der richtige ist, sollte kein Umsetzungsbudget binden. Die KI-Roadmap klärt das in einer strukturierten Prozessanalyse mit 30/60/90-Tage-Plan: 3.500 € Festpreis, davon 1.750 € anrechenbar bei Umsetzung binnen drei Monaten.
KI-Roadmap ansehenPreise für andere Formate
Häufige Fragen
Was kostet KI-Automatisierung?
Ein einzelner Prozess kostet in der Umsetzung marktüblich 5.000 bis 15.000 Euro. Bei mir sind es 9.900 Euro Festpreis für vier Wochen, inklusive Prozessaufnahme, Aufbau, Test und Übergabe. Dazu kommen laufende Kosten von 30 bis 100 Euro im Monat für Plattform und Modellnutzung, plus optional 490 Euro für den betreuten Betrieb.
Was kostet der laufende Betrieb?
Zwei Posten: Werkzeuge und Betreuung. Automatisierungsplattformen kosten 20 bis 60 Euro im Monat, die Modellnutzung bei 200 Vorgängen 10 bis 40 Euro. Für Wartung und Monitoring rechnet man 10 bis 20 Prozent der Aufbaukosten pro Jahr, oder eine Pauschale ab 490 Euro im Monat.
Ab wann rechnet sich eine Automatisierung?
Faustregel: Wenn der Prozess mindestens 200-mal im Monat läuft und je Durchlauf 5 bis 10 Minuten spart, liegt die Amortisation bei sechs bis zwölf Monaten. Wichtiger Vorbehalt: Die Rechnung stimmt nur, wenn die eingesparte Zeit tatsächlich anders genutzt wird.
Warum sind die Preisspannen so groß?
Vier Faktoren erklären fast die ganze Spanne: die Zahl der beteiligten Systeme, wie gut der Prozess vorher beschrieben ist, der Anteil der Sonderfälle und die Frage, wer danach den Betrieb übernimmt. Der Anbieter erklärt weniger davon, als die meisten annehmen.
Welche Werkzeuge kosten was?
n8n gibt es als Open Source zum Selbsthosten oder als Cloud ab rund 20 Euro im Monat. Make.com startet bei etwa 10 Euro und steigt mit dem Volumen. Die Modellnutzung wird nach Tokens abgerechnet: Claude Sonnet 5 kostet 2 Dollar Input und 10 Dollar Output pro Million Tokens, Gemini 3.8 Flash 0,75 und 3,75 Dollar.
Können wir mit einem kleineren Budget starten?
Ja, und meistens ist das der bessere Weg. Der Shadow-AI-Check für 990 Euro zeigt in einer Woche, was im Team schon läuft. Die KI-Roadmap für 3.500 Euro klärt, welcher Prozess sich lohnt, und 1.750 Euro davon sind bei Umsetzung binnen drei Monaten anrechenbar.
Gibt es Förderung für KI-Automatisierung?
Je nach Region und Programm sind Zuschüsse möglich. Ob dein Unternehmen förderfähig ist, klären wir im Erstgespräch. Die Antragstellung selbst übernehme ich nicht, ich liefere die fachlichen Unterlagen dafür.
Ich begleite Geschäftsführungen und Teams dabei, KI vom Einzelexperiment in einen belastbaren Betrieb zu überführen. Schwerpunkt: Prozesse zuerst, Werkzeuge danach. Seit 2023 über 50 Teams begleitet, unter anderem für Hamburg Tourismus, Hamburg Marketing und XING.