KI-PROJEKT-STECKBRIEF
Arbeitsvorlage von Jean Hinz · Stand: 9. September 2026
https://jeanhinz.io/ki-beratung/ki-einfuehren/

Für einen begrenzten KI-Pilot. Kopieren und intern ausfüllen.
Diese Vorlage ist eine Planungshilfe, keine rechtliche Freigabe.

1. AUFGABE UND ZIEL
Prozess / Abteilung:
Problem im heutigen Ablauf:
Gewünschtes Arbeitsergebnis:
Was gehört ausdrücklich NICHT zum Pilot?

2. VERANTWORTUNG
Fachlich verantwortlich / Vertretung:
Beteiligte Anwender:
Technischer Betrieb:
Budget- und Freigabeverantwortung:

3. AUSGANGSWERT
Fälle pro Woche oder Monat:
Untersuchte Fälle und Auswahl (einfache, schwierige, Sonderfälle):
Bearbeitungszeit je Fall einschließlich Prüfung:
Typische Fehler und Folgen:
Was leistet vorhandene Software bereits?

4. DATEN UND ZUGRIFF
Benötigte Daten / Dokumente / aktueller Stand:
Vertrauliche oder personenbezogene Informationen:
Zulässige Verarbeitung, Vertrag und Einstellungen geprüft von / am:
Wer darf welche Daten sehen?
Speicherung, Löschung und Aufbewahrung:
Offene Freigaben / beteiligte zuständige Stellen:

5. PILOT UND FEHLERFÄLLE
Verwendetes System, Version / Einstellungen:
Zeitraum und begrenzte Nutzergruppe:
Erlaubte Aktionen und erforderliche Freigaben:
Testfälle einschließlich fehlender und widersprüchlicher Angaben:
Manueller Ersatzablauf / Abschalten:
Abbruchgründe:

6. QUALITÄT UND WIRTSCHAFTLICHKEIT
Mindestqualität und fachliche Prüfperson:
Gemessene Zeit inklusive Eingabe, Prüfung, Korrektur und Übergabe:
Netto-Zeitgewinn = bisherige Gesamtzeit minus neue Gesamtzeit
Realistisch nutzbarer Kapazitätswert = Netto-Zeitgewinn x interne Vollkosten
Laufende Kosten pro Monat (Lizenzen, Nutzung, Kontrolle, Wartung):
Einmalige Kosten (Beratung, Aufbau, interne Zeit, Schulung):
Monatlicher Nutzen nach laufenden Kosten:
Amortisationsrechnung nur bei positivem monatlichem Nutzen:
Einmalige Kosten / monatlicher Nutzen nach laufenden Kosten
Wie wird frei werdende Kapazität tatsächlich genutzt?

7. SCHULUNG UND ÜBERGABE
Geübte Aufgaben, Fehlererkennung und Grenzen:
Teilnehmende, Datum und dokumentierte Maßnahmen:
Ablaufdokumentation / Zuständigkeit für Aktualisierung:
Nächste Überprüfung (auch nach Modell- oder Prozessänderungen):

8. ENTSCHEIDUNG
[ ] Ausweiten   [ ] Weiter testen   [ ] Stoppen
Begründung und verbleibende Grenzen:
Verantwortliche Person / Datum:
Nächster Schritt:

Anwendungsbeispiele: https://jeanhinz.io/ki-beratung/anwendungsfaelle/
Beratung und Formate: https://jeanhinz.io/ki-beratung/