Kurz und direkt: Die Entscheidung fällt fast immer über die Büro-Software, die ihr schon habt: Gemini steckt in Google Workspace, Copilot in Microsoft 365. Beide nutzen eure Firmendaten in den Geschäftsplänen nicht zum Modelltraining. Die Unterschiede liegen bei der EU-Datengrenze, bei Agenten und bei den Zusatzkosten für Automatisierung.
Je Nutzer und Monat im Jahresvertrag, ohne Steuern. Geprüft am 2. November 2026 auf workspace.google.com aus Deutschland.
Die Produktseiten von Microsoft waren am 2. November 2026 für automatisierte Abfragen gesperrt. Diese Seite nennt deshalb keine Copilot-Preise.
Starter, Standard und Plus sind laut Preisseite auf maximal 300 Nutzer begrenzt, die Enterprise-Versionen nicht.
Kurz erklärt: Was Gemini und Copilot jeweils sind
Beide Produkte sind kein eigenständiges Chatfenster, sondern eine KI-Schicht in der Büro-Software, die ihr sowieso bezahlt. Genau deshalb ist die Frage „Gemini oder Copilot?“ in der Praxis selten eine Modellfrage.
Gemini arbeitet in Gmail, in der Gemini-App und je nach Plan in weiteren Workspace-Diensten. Die KI-Funktionen sind im Plan enthalten, es gibt kein Pflicht-Zusatzpaket.
Copilot ist eine Zusatzlizenz zu einem Microsoft-365-Plan. Sie arbeitet in Word, Excel, Outlook und Teams und greift über Microsoft Graph auf eure Firmendaten zu.
Ein Tenant (Mandant) ist die abgegrenzte Instanz eures Unternehmens beim Anbieter. Viele Einstellungen zu Datenschutz und Modellen gelten für den ganzen Tenant, nicht je Person.
Gemini Enterprise und Copilot Studio sind eigene Produkte mit eigener Abrechnung. Wer „nur KI im Office“ will, braucht sie zunächst nicht.
Eine Abgrenzung lohnt sich früh: Die Funktionen der Gemini-App für Privatkonten sind nicht dieselben wie die Unternehmensfunktionen in Workspace. Was in welchem Plan steckt, steht ausführlich im Guide Gemini in Google Workspace.
Steht die Tool-Entscheidung bei euch gerade an?
Ich bin Jean, KI-Berater aus Lüneburg, und begleite mittelständische Unternehmen bei genau dieser Frage. In den meisten Fällen ist die Antwort nach einem Gespräch klar, weil sie an eurer bestehenden Büro-Software, an euren Daten und an der Frage hängt, wer Automatisierungen betreuen soll. Drei Wege, wie das in der Praxis aussieht:
Lieber kurz sprechen als lange vergleichen? 30 Minuten, kostenfrei, per Video-Call und ohne Formular.
Erstgespräch buchen, 30 Minuten, kostenfrei →Was kosten Gemini und Copilot pro Nutzer? (Stand 2. November 2026)
Bei Google Workspace sind die KI-Funktionen im Planpreis enthalten. Die Preise unten habe ich am 2. November 2026 selbst auf der deutschen Preisseite von Google Workspace gesehen. Bei Microsoft 365 Copilot kann ich keine Zahl nennen: Die Produktseiten von Microsoft antworten automatisierten Abfragen mit einer Sperrseite ohne Preise. Hol den Preis dort selbst, bevor du entscheidest.
| Plan | Preis je Nutzer und Monat | Basis und Hinweis |
|---|---|---|
| Google Workspace Business Starter | 6,80 € | Jahresvertrag, „Der Preis gilt pro Nutzer und pro Monat und beinhaltet keine Steuern“; KI-Assistent Gemini in Gmail und Chat in der Gemini-App |
| Google Workspace Business Standard | 13,60 € | Jahresvertrag, ohne Steuern; zusätzlich die laut Google leistungsstärksten KI-Modelle für komplexe Aufgaben |
| Google Workspace Business Plus | 21,10 € | Jahresvertrag, ohne Steuern; zusätzlich erweiterte Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen |
| Microsoft 365 Copilot | Auf den Produktseiten von Microsoft | Am 2. November 2026 nicht abrufbar: Die Seiten zu Copilot Business und Copilot Enterprise antworten automatisierten Abfragen mit einer Sperrseite. Preis und Plan-Voraussetzung dort vor der Entscheidung prüfen. |
Rabattfenster bei Google: Die Preisseite weist für den Zeitraum 16.11.2026 bis 16.02.2027 einen Rabatt von 50 Prozent für drei Monate aus, danach gelten die Preise oben. Google nennt für die jährliche Zahlweise eine Ersparnis von 16 Prozent gegenüber der monatlichen. Alle Workspace-Tarife werden monatlich abgerechnet.
Wichtig für die Jahresrechnung: Die Lizenz ist bei beiden Anbietern nur ein Teil der Kosten. Agenten und Automatisierung werden bei Microsoft zusätzlich nach Verbrauch abgerechnet, siehe Agenten und Automatisierung. Eine Gegenüberstellung mit ChatGPT, Claude und weiteren Modellen steht im KI-Vergleich.
Datenschutz: Training, Auftragsverarbeitung, EU-Datengrenze
Die kurze Antwort: In den Geschäftsplänen trainiert keiner der beiden Anbieter mit euren Inhalten. Die Unterschiede liegen beim Ort der Verarbeitung. Beide Punkte gehören in eure KI-Richtlinie, bevor das Team startet.
Google Workspace
Im Privacy Hub von Google Workspace (Stand 6. Oktober 2026) steht auf die Frage, ob Google Daten einschließlich Prompts zum Training generativer KI-Modelle nutzt, ein klares „Nein“. Nutzer-Prompts gelten dort als Kundendaten im Sinne des Zusatzes zur Datenverarbeitung. Google schreibt außerdem: „Gemini gibt Ihre Inhalte ohne Ihre Erlaubnis nicht außerhalb Ihrer Organisation weiter.“ Als Nachweise nennt Google unter anderem SOC 1, SOC 2 und SOC 3, ISO/IEC 27001, 27701 und 42001, den ersten internationalen Standard für Managementsysteme für künstliche Intelligenz. Details und die offenen Punkte stehen im Guide Gemini und Datenschutz.
Microsoft 365 Copilot
Microsoft beschreibt den Enterprise-Datenschutz in der eigenen Dokumentation und hält dort fest: Eure Daten werden nicht zum Training der Basismodelle genutzt. Der wichtige Zusatz im Original: „The EU Data Boundary doesn't apply to web search queries. In addition, Anthropic models are currently excluded from the EU Data Boundary and when applicable, in-country processing commitments.“ Übersetzt heißt das: Websuchen laufen nicht innerhalb der EU-Datengrenze, und Anthropic-Modelle sind derzeit ausgenommen. Wer also eine Antwort mit Websuche erzeugt, verlässt den EU-Raum für diese Anfrage.
Claude in Copilot: der EU-Haken
Microsoft bietet in Copilot auch Modelle von Anthropic an. Dazu schreibt Microsoft: „Customers within the EU Data Boundary and customers in the UK have Anthropic models disabled by default.“ Diese Modelle sind in Tenants innerhalb der EU-Datengrenze und im Vereinigten Königreich also standardmäßig abgeschaltet. Freigeschaltet werden sie über die Einstellung „AI providers operating as Microsoft subprocessors“ im Microsoft 365 Admin Center, die in diesen Regionen auf „No users“ steht. Das ist kein Haken, den man nebenbei setzt: Es ist eine dokumentationspflichtige Entscheidung.
Praxis-Regel: Wenn Gästedaten, Bewerberdaten oder Personaldaten im Spiel sind, trefft die Entscheidung über solche Modelle schriftlich, mit Datum und Verantwortlichem. Genau das verlangt euch später jede Prüfung ab, und genau das fehlt in den meisten Betrieben.
Agenten und Automatisierung: Workspace Studio gegen Copilot Studio
Hier trennen sich die beiden Welten am deutlichsten, und hier entstehen die Kosten, die in keiner Lizenztabelle stehen. Ein Agent ist in beiden Produkten ein KI-Ablauf, der Aufgaben selbst ausführt, statt nur zu antworten.
Laut Google verfügbar in Business Starter, Standard und Plus sowie in Enterprise Standard und Plus. Keine eigene Abrechnung je Aktion.
Seit September 2026 gibt es Custom Starters, Custom Steps, Webhooks und Anbindungen an Asana, Confluence, Hubspot, Jira, Mailchimp, Quickbooks, Salesforce und Slack.
Microsoft rechnet in Copilot Credits ab: „Copilot Credits are the common currency across Copilot Studio capabilities.“
Laut Microsoft-Dokumentation: Classic answer 1, Generative answer 2, Agent action 5, Tenant graph grounding für Nachrichten 10 und Agent-Flow-Aktionen 13 Copilot Credits je 100 Aktionen.
Für die Freigabe gilt bei Google: Der Administrator muss die Studio-Funktionen einschalten und kann einzelne Schritte, Integrationen und Webhooks erlauben oder blockieren. Eine URL-Freigabeliste für Webhooks nennt Google für Business Plus, Enterprise Standard und Enterprise Plus.
Praktisch heißt das: Mit Workspace Studio ist das Budget planbar, weil es am Plan hängt. Mit Copilot Studio könnt ihr mehr bauen, müsst aber den Verbrauch im Blick behalten. Wie wir solche Abläufe aufsetzen und absichern, steht unter KI-Automatisierung.
Noch eine Umstellung bei Google: Gems werden am 17. November 2026 in der Gemini-App in die Einstellungen verschoben. Für Business- und Enterprise-Nutzer endet die Nutzung frühestens ab dem 1. März 2027, Nachfolger sind Skills. Wer heute Gems im Team verteilt, plant den Umzug besser gleich mit.
Die Entscheidung in vier Fragen
Diese vier Fragen beantworten die Tool-Wahl in der Regel vollständig. Sie sind nach Gewicht sortiert, nicht nach Bequemlichkeit.
Welche Büro-Software habt ihr heute?
Arbeitet euer Team in Gmail, Docs und Drive, ist Gemini der kürzere Weg: Die KI-Funktionen sind im Workspace-Plan enthalten, es kommt keine zweite Lizenz hinzu. Arbeitet euer Team in Outlook, Word und Excel, ist Copilot der kürzere Weg. Ein Wechsel der Büro-Software wegen der KI ist in den meisten Fällen das teuerste Projekt mit dem geringsten Nutzen.
Müssen eure Daten in der EU bleiben?
Dann prüft beide Anbieter auf die Ausnahmen, nicht auf die Werbeversprechen. Bei Microsoft gilt die EU-Datengrenze laut Dokumentation nicht für Websuchen und nicht für Anthropic-Modelle. Bei Google gelten die Einstellungen zum Datenstandort nicht für jede Funktion gleich. Klärt zuerst, welche Funktionen euer Team wirklich braucht, und sperrt den Rest.
Wer soll Automatisierungen bauen?
Wenn das Fachteam ohne eigene IT-Abteilung arbeiten soll, spricht viel für Workspace Studio: im Plan enthalten, mit Freigabe durch den Administrator. Wenn es eine IT-Abteilung oder einen Partner gibt, der Verbrauch und Berechtigungen steuert, ist Copilot Studio die mächtigere Werkbank.
Was kostet es wirklich pro Jahr?
Rechnet drei Posten zusammen: Lizenzen je Nutzer und Monat mal zwölf, den erwarteten Verbrauch für Agenten und die Einführung, also Schulung, Richtlinie und Betreuung. Bei Workspace sind die ersten beiden Posten planbar, bei Copilot müsst ihr den Preis beim Hersteller holen und den Verbrauch schätzen. Keine Zahl ohne Quelle: Setzt in die Kalkulation nur Werte, die du auf einer Herstellerseite gesehen hast.
Was für Tourismus, Eventlocations und Marketing-Teams passt
In den Branchen, in denen ich am häufigsten arbeite, entscheidet nicht das Modell, sondern die Datenlage.
- Tourismus und Destinationen: Viele Häuser und Organisationen arbeiten mit Google Workspace, oft neben einem Buchungssystem. Gemini kommt hier ohne zweite Lizenz ins Team. Gästedaten bleiben trotzdem tabu, solange die Richtlinie nicht steht. Mehr dazu unter KI im Tourismus und Destinationsmarketing.
- Eventlocations und Gastronomie: Hier liegen Anfragen, Angebote und Absprachen oft in Outlook. Copilot setzt genau dort an. Rechnet den Verbrauch für Agenten mit ein, wenn Anfragen automatisch vorsortiert werden sollen. Beispiele stehen unter KI für Eventlocations und Gastronomie.
- Marketing-Teams: Für Texte, Kampagnen und Markenstimme ist die Office-Integration zweitrangig; entscheidend ist der Kontext, den das Team dem Modell gibt. Wie das aufgebaut wird, steht unter KI-Beratung im Marketing.
Und die ehrliche Einordnung: Wenn euer Team in beiden Welten arbeitet, ist die parallele Nutzung kein Fehler, sondern der Normalfall. Nur muss dann geregelt sein, welches Werkzeug welche Daten bekommt.
Häufige Fragen zu Gemini und Microsoft 365 Copilot
Reicht Microsoft 365 Copilot Business oder brauche ich die Enterprise-Lizenz?
Die Antwort hängt an eurem Microsoft-365-Plan und an den Verwaltungsfunktionen, die ihr braucht. Welche Lizenz welchen Plan voraussetzt und was sie kostet, steht auf den Produktseiten von Microsoft. Diese Seiten waren am 2. November 2026 für automatisierte Abfragen gesperrt, deshalb nennt diese Seite keine Copilot-Preise. Prüfe Preis und Voraussetzung dort, bevor du bestellst. Agentische Funktionen rechnet Microsoft zusätzlich in Copilot Credits ab.
Darf ich Claude in Copilot einschalten, wenn unsere Daten in der EU bleiben sollen?
Nur mit bewusster Entscheidung. Microsoft schließt Anthropic-Modelle derzeit von der EU-Datengrenze aus; in Tenants innerhalb der EU-Datengrenze und im Vereinigten Königreich sind sie standardmäßig deaktiviert. Wer sie einschaltet, gibt für diese Anfragen die EU-Datengrenze auf. Dokumentiert die Entscheidung in eurer KI-Richtlinie.
Trainiert Google oder Microsoft mit unseren Firmendaten?
Nein, in den Geschäftsplänen nicht. Google beantwortet im Privacy Hub (Stand 6. Oktober 2026) die Frage, ob Nutzerdaten einschließlich Prompts zum Training generativer KI-Modelle genutzt werden, mit Nein. Microsoft schreibt in der Dokumentation zum Enterprise-Datenschutz, eure Daten würden nicht zum Training der Basismodelle genutzt. Private Google- oder Microsoft-Konten erfüllen das nicht.
Welche Lösung ist besser für Automatisierungen ohne IT-Abteilung?
Google Workspace Studio ist in Business Starter, Standard und Plus enthalten und bindet seit September 2026 Dienste wie Hubspot, Slack oder Salesforce an; der Administrator muss die Funktionen freigeben. Microsoft Copilot Studio kann mehr, rechnet aber in Copilot Credits ab: eine Agent-Aktion kostet 5 Copilot Credits, 100 Agent-Flow-Aktionen kosten 13 Copilot Credits. Für ein Team ohne eigene Budgetkontrolle ist Workspace Studio planbarer.
Können wir Gemini und Copilot parallel nutzen?
Ja, viele Betriebe nutzen Workspace für Mail und Dokumente und Microsoft 365 für Office-Dateien. Dann legt die KI-Richtlinie fest, welches Werkzeug welche Daten bekommt. Für Gästedaten und Personaldaten gilt: ein Werkzeug, ein Vertrag, eine verantwortliche Person.
Quellen und Prüfstand
Alle Angaben auf dieser Seite wurden am 2. November 2026 gegen die offiziellen Quellen von Google und Microsoft geprüft. Zwei Hinweise zur Belastbarkeit: Die Produktseiten von Microsoft zu Copilot Business und Copilot Enterprise antworten automatisierten Abfragen mit einer Sperrseite ohne Preise, deshalb steht hier kein Copilot-Preis. Und Preise können je nach Land, Vertragsart und Aktion abweichen, deshalb gilt immer der Preis, den du selbst beim Hersteller siehst.
- Google Workspace: Preise (Business Starter 6,80 €, Standard 13,60 €, Plus 21,10 € je Nutzer und Monat, ohne Steuern; maximal 300 Nutzer), abgerufen am 02.11.2026 aus Deutschland
- Google Workspace: Privacy Hub zu generativer KI (kein Modelltraining mit Kundendaten, ISO/IEC 42001), Stand 6. Oktober 2026, abgerufen am 02.11.2026
- Google Workspace Updates: Custom Starters, Steps, Drittanbieter-Integrationen und Webhooks in Workspace Studio, 17. September 2026, abgerufen am 02.11.2026
- Google Workspace: Umstellung von Gems auf Skills (17. November 2026, Business und Enterprise frühestens ab 1. März 2027), Stand 30. September 2026, abgerufen am 02.11.2026
- Microsoft Learn: Enterprise data protection in Microsoft 365 Copilot (kein Training der Basismodelle, EU Data Boundary gilt nicht für Websuchen und Anthropic-Modelle), abgerufen am 02.11.2026
- Microsoft Learn: Anthropic-Modelle in Microsoft Online Services (in EU-Datengrenze und UK standardmäßig deaktiviert), Stand 18. September 2026, abgerufen am 02.11.2026
- Microsoft Learn: Copilot Studio, Abrechnung und Lizenzierung (Copilot Credits als gemeinsame Währung), abgerufen am 02.11.2026
- Microsoft Learn: Copilot Credits und Verbrauchssätze (Agent action 5, Agent flow actions 13 je 100 Aktionen), abgerufen am 02.11.2026
Zum Mitnehmen: so kommt die Entscheidung zum Abschluss
Wenn du diese Seite bis hierher gelesen hast, fehlt dir wahrscheinlich nicht mehr Vergleich, sondern eine Entscheidung mit Begründung, die du im Haus vertreten kannst. Das sind die drei Wege dorthin.
Du willst die Entscheidung einmal sauber durchsprechen, mit Blick auf eure Büro-Software, eure Daten und euer Budget? Schreib mir gern vorher, was bei euch im Einsatz ist, über das Kontaktformular.
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