Ergebnisse Angebotserstellung im Ingenieurbüro
Kurzfassung: Angebote entstanden manuell, jedes als Unikat, jedes in zwei bis drei Stunden. Bei fünf Anfragen pro Woche war der Vertriebsleiter ausgelastet, Anfragen blieben liegen. Nach vier Wochen Umbau steht ein KI-gestütztes Angebotssystem: Vom Kundengespräch zum fertigen Entwurf in unter zehn Minuten, 20 statt 5 Angebote pro Woche, Reaktionszeit von drei Tagen auf wenige Stunden, Abschlussquote plus 22 Prozent.
Zur Einordnung: Diese Fallstudie ist anonymisiert, weil die Freigabe für Namensnennung nicht vorliegt. Die Zahlen stammen aus der Messung vor und nach dem Umbau, erhoben vom Kunden selbst. Sie sind kein Versprechen für andere Projekte, sondern ein Beispiel für die Größenordnung, wenn Ausgangslage und Prozess passen.
Ausgangslage
Das Büro plant und begleitet technische Projekte für gewerbliche Auftraggeber. Der Vertrieb lief über eine Person: Anfrage entgegennehmen, Umfang klären, kalkulieren, Angebot schreiben, nachfassen. Jedes Angebot wurde von Grund auf neu geschrieben, obwohl sich Leistungen und Formulierungen zu großen Teilen wiederholten.
Drei Folgen daraus, die im Gespräch schnell auf dem Tisch lagen:
- Der Engpass war eine Person. Bei fünf Anfragen pro Woche und zwei bis drei Stunden je Angebot war der Kalender voll. Urlaub oder Krankheit hieß Stillstand.
- Anfragen blieben liegen. Die Reaktionszeit lag bei drei Tagen. Bei mehreren Anbietern im Rennen ist das oft schon die Entscheidung.
- Die Qualität schwankte. Nicht wegen mangelnder Sorgfalt, sondern weil unter Zeitdruck geschriebene Angebote anders ausfallen als in Ruhe geschriebene.
Vorgehen
Der Umbau lief als Umsetzungs-Sprint über vier Wochen. Wichtig war die Reihenfolge: erst den Prozess verstehen, dann bauen.
- Woche 1, Bestandsaufnahme. 20 bestehende Angebote der letzten zwölf Monate durchgesehen und in Bausteine zerlegt: Was wiederholt sich wörtlich, was variiert nach Projekttyp, was ist wirklich individuell. Ergebnis: Rund 70 Prozent des Textes waren wiederverwendbar.
- Woche 2, Bausteine und Kalkulation. Aus den wiederkehrenden Teilen geprüfte Textbausteine gemacht, mit Varianten je Projekttyp. Die Kalkulationslogik blieb in der Tabelle, in der sie schon war; die KI rechnet nicht, sie formuliert.
- Woche 3, Zusammenbau und Test. Aus Gesprächsnotiz plus Projekttyp plus Kalkulation entsteht ein vollständiger Angebotsentwurf. Getestet an echten, bereits abgeschlossenen Anfragen, damit sich das Ergebnis vergleichen ließ.
- Woche 4, Übergabe. Einweisung des Vertriebs, Dokumentation der Bausteine und eine klare Regel: Freigabe vor Versand, immer. Verantwortlich ist eine Person im Haus, nicht ich.
Bewusst nicht gemacht: kein neues CRM, keine Ablösung der Kalkulationstabelle, keine Automatisierung des Versands. Der Umbau blieb auf den Engpass beschränkt.
Ergebnis
| Kennzahl | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| Zeit je Angebot | 2 bis 3 Stunden | unter 10 Minuten bis zum Entwurf |
| Angebote pro Woche | 5 | 20 |
| Reaktionszeit | 3 Tage | wenige Stunden |
| Abschlussquote | Ausgangswert | plus 22 Prozent |
Die zehn Minuten sind die Zeit bis zum prüffähigen Entwurf, nicht bis zum Versand. Die Freigabe durch den Vertrieb kommt dazu und dauert je nach Projekt weitere fünf bis fünfzehn Minuten. Auch damit bleibt der Unterschied deutlich.
Der ehrlichste Satz zum Ergebnis: Der größte Hebel war nicht die eingesparte Schreibzeit, sondern die Reaktionszeit. Wer innerhalb weniger Stunden ein belastbares Angebot liefert, ist in der Auswahl häufiger vorn. Die 22 Prozent sind eine Folge davon, nicht eine Leistung des Modells.
Was übertragbar ist und was nicht
Übertragbar ist das Muster auf Betriebe mit wiederkehrenden, aber individuell zugeschnittenen Angeboten: Handwerk, Agenturen und Dienstleister, technischer Handel, Ingenieur- und Planungsbüros. Drei Voraussetzungen müssen stimmen:
- Genug Durchläufe. Bei fünf Angeboten im Jahr rechnet sich der Aufbau nicht. Ab etwa drei bis fünf pro Woche wird es interessant.
- Beschreibbare Kalkulation. Wenn die Preisbildung im Kopf einer Person liegt und nirgends dokumentiert ist, muss dieser Schritt vorher passieren.
- Jemand, der es übernimmt. Ein System ohne verantwortliche Person im Haus verfällt binnen Monaten.
Nicht übertragbar ist die Zahl selbst. Wer heute schon mit Vorlagen arbeitet, wird nie von drei Stunden auf zehn Minuten kommen, weil der Ausgangswert ein anderer ist. Wie ihr euren eigenen Ausgangswert grob schätzt, zeigt der KI-Potenzial-Rechner.
Der übliche erste Schritt
Bevor ein Prozess umgebaut wird, lohnt der Blick darauf, was im Team ohnehin schon läuft. Der Shadow-AI-Check erhebt das in einer Woche: anonyme Umfrage, Tool-Inventur, Risiko-Ampel, 30-Tage-Maßnahmenplan. 990 € Festpreis zzgl. MwSt.
Shadow-AI-Check ansehenHäufige Fragen zu dieser Fallstudie
Wie lange hat die Umsetzung gedauert?
Vier Wochen von der Prozessaufnahme bis zum Livebetrieb: eine Woche Aufnahme und Zieldefinition, zwei Wochen Aufbau und Test an echten Anfragen, eine Woche Übergabe. Danach lief das System ohne mich weiter.
Schreibt die KI die Angebote allein?
Nein, und das ist Absicht. Die KI erzeugt einen vollständigen Entwurf aus Bausteinen, Gesprächsnotizen und Referenzprojekten. Freigabe und Versand bleiben beim Vertrieb. Bei Angeboten mit Außenwirkung gilt grundsätzlich: Freigabe vor Versand.
Wie wurde die Qualität gesichert?
Über drei Dinge: geprüfte Textbausteine statt frei erfundener Formulierungen, eine Pflichtprüfung der Kalkulation durch einen Menschen und eine Stichprobe der ersten 30 Angebote im Vergleich zur alten Bearbeitung. Erst danach ging das System in den Regelbetrieb.
Sind die 22 Prozent mehr Abschlüsse allein der KI zuzuschreiben?
Nein. Der größere Hebel war die Reaktionszeit: von drei Tagen auf wenige Stunden. Wer als Erster ein belastbares Angebot auf dem Tisch hat, gewinnt häufiger. Die KI hat das ermöglicht, entschieden hat es der Vertrieb.
Lässt sich das auf andere Branchen übertragen?
Auf Betriebe mit wiederkehrenden, aber individuell zugeschnittenen Angeboten: Handwerk, Agenturen, Ingenieurbüros, technischer Handel. Voraussetzung sind beschreibbare Kalkulationslogik und genügend Durchläufe. Bei fünf Angeboten im Jahr lohnt sich der Aufbau nicht.
Was hat das gekostet?
Das Format war ein Umsetzungs-Sprint zum Festpreis von 9.900 Euro für einen Prozess in vier Wochen. Dazu kommen laufende Kosten für Automatisierungsplattform und Modellnutzung, im konkreten Fall ein niedriger zweistelliger Betrag im Monat.
Wenn ihr einen Prozess umbauen wollt
Der Umsetzungs-Sprint bringt einen Prozess in vier Wochen live, zum Festpreis von 9.900 € inklusive Übergabe an eine interne Person. Wer erst wissen will, welcher Prozess der richtige ist, startet mit der KI-Roadmap für 3.500 €, davon 1.750 € anrechenbar.
KI-Automatisierung ansehenWeitere Fallstudien: Content-Produktion im Destinationsmarketing und 93 Prozent KI-Nutzung nach 30 Tagen. Alle Zahlen im Überblick unter Ergebnisse.
Ich begleite Geschäftsführungen und Teams dabei, KI vom Einzelexperiment in einen belastbaren Betrieb zu überführen. Schwerpunkt: Prozesse zuerst, Werkzeuge danach. Seit 2023 über 50 Teams begleitet, unter anderem für Hamburg Tourismus, Hamburg Marketing und XING.
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